Разработка штатного расписания предприятия

Правила составления штатного расписания на предприятии — СИЗ, нормы, инструкции

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава предприятия любой собственности.

Штат сотрудников компании

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Необходимость документа

Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс. рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на организацию.

Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров. Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

• В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
• Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
• Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

На предприятии нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.

Особенности составления

При составлении документа рекомендуется использовать форму Т – 3, которая содержит все нужные для работы данные.

Штатное расписание

В нее необходимо внести такие данные:

• Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
• Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
• Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
• Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
• Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
• Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
• Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
• Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
• Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя заработная плата за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
• Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
• В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
• Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
• Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома сотрудников доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.

Скачать Типовое штатное расписание [3.99 KB]

Внесение изменений в ШР

Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.

Внесение изменений в штатное расписание

Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:

• Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
• Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
• Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер заработной платы сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
• После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
• При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-na-predpriyatii/

Как разработать штатное расписание предприятия

Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания. Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников.

Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено. Порядок утверждения штатного расписания Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено». Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа.

При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.

Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.Трудовой кодекс РФ Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ. С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т.

д.

Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа. Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии. Ответственные лица. Кто подписывает? Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии.

Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб. Подпись ставится в конце документа.

Как составить штатное расписание предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Звездочка» │ │ Приказ N 01 │ │»02″ марта 2008 г. г. Н. Новгород │ │ │ │Об утверждении штатного расписания │ │ │ │В целях определения организационной структуры, должностного и численного│ │состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО «Звездочка»│ │ │ │ ПРИКАЗЫВАЮ: │ │1.

Утвердить штатное расписание (прилагается) с «02» марта 2008 г.
│ │2. Важно Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│ │бухгалтера А.И. Иванову. │ │Приложение: штатное расписание на 1 листе. │ │ │ │ Петров │ │Генеральный директор ООО «Звездочка» А.А. Петров │ │ │ │С приказом ознакомлены: Иванова │ │главный бухгалтер А.И.

Иванова │ │ │ │ «02» марта 2008 г.

Как разработать штатное расписание

Это то же штатное расписание, но составленное в свободной форме и содержащее данные, необходимые работодателю для удобства кадровой работы, например:

• фамилии работников, занимающих конкретные должности;
• оклады и надбавки по каждому сотруднику (в штатном расписании может быть прописана «вилка» окладов, а в расстановке это конкретизируется);
• табельные номера;
• стаж работы;
• важные сведения о сотрудниках;
• наличие свободные ставок и любая другая информация, необходимая службе персонала.

Штатный список отличается от расписания динамичностью своего содержания: изменения в него вносятся в текущем режиме, без приказа и утверждения руководителем.

Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями. На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата. Пример штатного расписания со ставкой 0,5: Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям. С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору.
Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Штатное расписание

Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы.
Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом.

При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Зачем нужно штатное расписание и как его составить

Внимание Общество с ограниченной ответственностью «Звездочка» │ │ Приказ N 12 │ │»10″ апреля 2008 г. г. Н. Новгород│ │ │ │О внесении изменений в штатное расписание │ │ │ │В целях рационализации штатной структуры должностей ООО «Звездочка» │ │ │ │ ПРИКАЗЫВАЮ: │ │Внести в штатное расписание следующие изменения: │ │1. Исключить с «10» апреля 2008 г. из штатного расписания вакантную│ │должность офис-менеджера (подразделение «Администрация»), в количестве│ │1 единицы, оклад — 9000 руб.
00 коп. │ │2.
│ │4.

Составляем штатное расписание

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений.

Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.

Что такое «код структурного подразделения»? Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных.

Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»? Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.

Как составить штатное расписание организации

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Зачем нужно штатное расписание и как его составить При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими. Что такое «надбавки и доплаты»? В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка».

В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы.

Разработать штатное расписание предприятия и положение о персонале для него

Далее, наряду с полным наименованием, для обозначения документа употребляется сокращение — «ШР». Как составить штатное расписание организации В этом случае документ сшивается, листы нумеруются, а на оборотной стороне сшива оформляется заверительная надпись с подписью директора и печатью. На самом бланке печать организации не нужна, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в предусмотренном для этого поле.

При необходимости ответственные лица могут расписаться на каждой странице, тогда каждая из них должна быть дополнена соответствующей строкой. Составить штатное расписание можно на основе образца, представленного на нашем сайте.

Как составить штатное расписание строительной организации

В случае претензий со стороны сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание работников. На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Порядок формирования штатного расписания Федеральная служба госстатистики РФ предписывает предприятиям всех форм собственности разрабатывать и принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание (постановление №1 от 15.01.2004 г.) Занимается разработкой и актуализацией штатной структуры работник, имеющий данную обязанность в должностной инструкции.

При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).

Источник: http://law-uradres.ru/kak-razrabotat-shtatnoe-raspisanie-predpriyatiya/

Составление штатного расписания

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.

Зачем нужен документ штатного расписания?

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

• Подписание заявления на работу;
• Снятия работника с должности;
• Суммы выплат заработной платы;
• Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

• Подбирает необходимые трудовые кадры;
• Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
• Анализирует качественный состав работников;
• Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
• Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Кто занимается составлением?

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

• Специалисты из отдела кадров;
• Бухгалтер или главный бухгалтер;
• Экономист;
• Руководитель предприятия.

Документы для составления расписания

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

• Классификаторы профессий;
• Трудовой кодекс РФ;
• Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

Что отмечается в документе?

В штатном расписании указываются следующие данные:

• Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
• Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
• Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
• Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
• Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Образец составления штатного расписания

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

• Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
• Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
• Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
• Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
• Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
• На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
• Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

• Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
• Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
• Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
• Количество единиц рабочего штата;
• Тарифная ставка, оклад;
• Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
• Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
• Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Утверждение и сроки действия

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.

Корректировка документа

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

• Появление новых должностей;
• Корректировка оклада;
• Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
• Сокращения должностных единиц;
• Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

1. Составить новое расписание;
2. Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.

Источник: https://moyaidea.ru/sostavlenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Составления штатного расписания организации

Штатное расписание: особенности ведения

Пример структуры штатного расписания

Роль штатного расписания на предприятии

Штатное расписание – это удобная форма систематизации данных о количестве персонала организации в разрезе структурных подразделений и с учетом фонда заработной платы. Ведение штатного расписания является обязательным для всех предприятий. Это один из основных документов компании, в нем отображена вся структура предприятия, а также фонд оплаты труда.

Штатное расписание: особенности ведения

Штатное расписание отображает кадровую структуру предприятия с разбивкой на подразделения, должности, профессии и с учетом фонда заработной платы (тарифных окладов и надбавок по должностям). В этот документ включаются все структурные единицы, в том числе вакантные должности.

Заполнение этого документа является обязательным для каждого предприятия, для этого можно использовать унифицированную форму Т-3 или создать собственный образец штатного расписания. Разработанная Госкомстатом форма Т-3 является понятной для заполнения и удобной для пользования, поэтому большинство предприятий предпочитают ею пользоваться.

Штатное расписание составляется для всей компании в целом, учитывая все подразделения и филиалы. Для филиала может составляться отдельный документ, но он обязательно включается в расписание штатной структуры компании в целом.

Штатное расписание составляется в начале деятельности предприятия, срок его действия устанавливает компания самостоятельно. При этом обязательно указывают на документе дату составления и срок действия. Большинство компаний составляют штатное расписание на один год, но если в компании не происходит значительных изменений, то оно может составляться и на несколько лет.

В случаях переименования должностей и отделов, введении новых структурных единиц, реструктуризации организационной структуры компании, сокращении штата обязательно нужно вносить изменения в штатное расписание.

Изменения вносятся путем приказа руководителя. Приказ может быть:

• на внесение изменений (при единичных изменениях, например, добавление новой должности);
• на составление нового штатного расписания (рекомендуется не чаще 6 раз в год).

Об изменениях в штатном расписании необходимо письменно уведомить сотрудников, которых эти изменения касаются.

Ответственными за составления штатного расписания назначаются специалисты кадрового отдела или бухгалтерии, если компания маленькая, это может делать и руководитель.

В штатное расписание не включается информация с фамилиями людей, которые занимают отдельные должности. Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ – Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.

Пример структуры штатного расписания

Штатное расписание предприятия должно включать следующие разделы:

1. Название компании и код ОКПО.
2. Дата документа, номер и срок его действия.
3. Перечень структурных подразделений компании. Если предприятие связано с государственной службой или с опасными условиями производства, то название подразделений должно точно соответствовать государственным и отраслевым классификаторам, справочникам и нормативным документам, чтобы не спровоцировать проблемы при оформлении льготных пенсий сотрудникам.
4. Коды подразделений. Для каждого подразделения на предприятии определяется отдельный код, что отображает место подразделения в общей структуре компании, это значительно упрощает документооборот компании.
5. Названия должностей. Все должности компании должны отображаться по подразделениям. Название должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий.
6. Количество персонала, что предусмотрено для каждой должности. Если предполагается работа по совместительству или неполный рабочий день, то в штатное расписание вносятся соответственные показатели – 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 и т.д.
7. Тарифные ставки в разрезе должностей, указывается в рублях, процентах от продаж или других показателях (зависит от того, какая система оплаты труда выбрана на предприятии).
8. Надбавки, премии по каждой должности. Также могут отображаться как в рублях, так и в процентах.
9. Доплаты за вредные условия труда, что утверждаются по специальной схеме.
10. Суммарная заработная плата с учетом надбавок и т. д. Из этой графы легко и просто для руководителя можно увидеть фонд заработной платы на месяц.
11. Примечание. Если расчет заработной платы сильно сложный, то можно в данной графе вставить номер документа, где описан детальный расчет.
12. Подпись руководителя, а также главного бухгалтера и начальника кадровой службы.
13. Приказ руководителя.

Если работник не занимает определенную должность, а привлекается для выполнения временной работы, то это также нужно включать в штатное расписание.

При заполнении тарифных окладов и надбавок часто возникают ошибки, исправить их можно путем зачеркивания и исправления с подписью исполнителя.

Роль штатного расписания на предприятии

При составлении штатного расписания нужно внимательно соблюдать правила, так как часто оно используется как доказательство в судебных спорах и при оформлении пенсии. Этот документ имеет постоянный срок хранения.

Из документа руководитель может проанализировать структуру предприятия, количество должностей, фонд зарплаты и внести замечания.

В некоторых случаях сотрудника при трудоустройстве нужно ознакомить с записями о его должности в штатном расписании, если в его трудовом договоре указано, что оклад формируется согласно штатному расписанию.

Государственные органы (Налоговая инспекция, Пенсионный фонд, ФСС и др.) часто требуют штатное расписание в процессе проверок.

Источник: https://1000sovetov.ru/article_sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-organizacii

Штатное расписание: пример и бланк

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

• Сформировать четкую структуру предприятия.
• Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
• Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Целесообразно предусмотреть в штатном расписании все подразделения организации: от отделов до филиалов. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Так, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Например, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Следует помнить, что «штатка» относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

• Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
• Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

• Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
• Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
• Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
• Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
• Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
• Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
• Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
• Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение «штатки». Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся «штатки». Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми. Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант — составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ, а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

• Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне — то срок хранения всего 3 года.
• Проекты и рабочие документы по составлению такой документации — 5 лет.
• Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
• Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097650-17-m9-shtatnoe-raspisanie-organizatsii-v-2017-godu