Регламент проверки контрагентов при заключении договора

Как проверить договор перед подписанием, чтобы не понести убытки

Любая сделка может обернуться расторжением договора, убытками для фирмы, а в некоторых случаях и личной ответственностью директора. Проверка договора по шести пунктам позволит минимизировать риски.

Контрагент

Убедитесь, что Ваш контрагент не фирма-однодневка. Составьте внутренний регламент проверки контрагентов. Обратите внимание на поведение директора контрагента при личной встрече и во время подписания договора.

Например, может ли директор ответить на общие вопросы о своей компании (сколько лет существует фирма, какую деятельность ведет, где находится ее офис, с какими ключевыми контрагентами работает). Если директор не способен ответить на эти вопросы, то, возможно, он является «номинальным», а сама компания — однодневкой.

Пример

Организация представила в налоговую инспекцию документы для обоснования налогового вычета (договоры, счета-фактуры, накладные). Налоговики посчитали такой вычет незаконным, поскольку поставщики оказались фирмами-однодневками.

Суд подтвердил выводы проверяющих. Налогоплательщик и его сотрудники не проявили должной осмотрительности при выборе контрагентов (не собрали о компаниях информацию в ЕГРЮЛ и других источниках, не провели личных встреч с их руководством).

Ключевые условия

Предмет договора (поставка, подряд, аренда, услуги) должен быть сформулирован точно, без возможности двоякого толкования.

Так, если в договоре аренды не указан объект недвижимости или указан неопределенно, то такой договор считается незаключенным (ст. 432 ГК РФ). Рекомендуется не только детально описывать арендуемое помещение в договоре, указывая его адрес, этаж, площадь. Следует обозначать помещение на поэтажном плане как приложение к договору.

При проверке цены руководствуйтесь документами, собранными в преддоговорный период. Рыночность сделки подтвердят предложения других лиц, рекламные материалы.

Пример

Директор продал недвижимость компании по цене, указанной в отчете независимого оценщика. Но при найме оценщика руководитель смотрел не на квалификацию, а на стоимость услуг. Акционер посчитал цену заниженной в несколько раз и подал в суд на директора, требуя взыскания убытков, причиненных сделкой. Экспертиза в суде доказала занижение продажной стоимости в семь раз. Суд взыскал убытки с директора.

Порядок расчетов необходимо описывать подробно, понятно и недвусмысленно. Например, покупатель в течение пяти рабочих дней с момента заключения договора оплачивает продавцу аванс — 30% от стоимости приобретаемого товара. А остальные 70% оплачиваются в течение пяти рабочих дней после подписания акта/товарно-транспортной накладной о передаче товара.

Если же порядок не определен, то оплата должна быть совершена по общему правилу (п. 2 ст. 314 ГК РФ) — в течение семи дней с момента предъявления письменного требования.

Не помешает проверить условия о штрафах и санкциях. Они могут повышать имущественные риски даже при небольших нарушениях. Например, следует ограничивать размер неустоек предельной максимальной суммой.

Затребуйте заверения об обстоятельствах, прописав их разделом в договоре. Например, что компания не привлекалась к административной ответственности, к ней не было претензий со стороны ФНС России, отсутствуют корпоративные конфликты. Также это может быть заверение о том, что импортированный товар прошел все надлежащие процедуры по таможенной очистке.

Какие заверения требовать, зависит от конкретного договора. Проверять, соответствуют ли заверения действительности, должен тот, кто их дает. Среди возможных последствий: одностороннее расторжение договора контрагентом, требования о взыскании убытков (п. 2 ст. 431.2 ГК РФ).

Полномочия представителя

Представитель контрагента должен быть указан в ЕГРЮЛ как лицо, наделенное правом действовать от имени организации без доверенности. Обычно достаточно проверить выписку из ЕГРЮЛ. Но не всегда.

Пример

Две компании заключили договор поставки. Со стороны покупателя договор подписал директор. Согласно пометке в ЕГРЮЛ он имел право действовать от имени общества без доверенности. Позже покупатель успешно оспорил договор в суде. Он доказал, что на момент подписания договора срок полномочий директора истек. Продавец невнимательно ознакомился со сведениями в ЕГРЮЛ, не обратив внимания, что полномочия директора истекли.

Запросите заверенную у нотариуса копию доверенности, если договор подписывает не руководитель контрагента. В доверенности обязательно должна стоять дата выдачи, в ином случае она будет недействительной. Если срок действия в доверенности не прописан, то она считается выданной на один год.

Корпоративные одобрения

В уставах компаний часто прописывают специальные случаи, когда сделка подлежит одобрению со стороны общего собрания/совета директоров, независимо от того, крупная она, с заинтересованностью или нет (например, выдача займа на сумму более 100 тыс. руб., выдача поручительства).

Оспорить такую сделку при отсутствии одобрения будет сложно. Но вот взыскать с директора убытки, причиненные сделкой компании, вполне реально. Часто директора вспоминают о таких корпоративных «фильтрах», установленных для них уставами, только тогда, когда акционеры уже предъявили финансовые претензии.

Пример

В уставе общества было указано, что все сделки, совершаемые компанией и превышающие 100 тыс. руб., должны быть одобрены советом директоров.

Проверять корпоративные одобрения контрагента необязательно. Хотя незначительный риск, что договор признают недействительным, остается. Стоит запросить подтверждающие документы (протокол общего собрания/совета директоров об одобрении сделки), если сделка касается особо значимого и дорогого актива или если условия договора нетипичны. Например, в силу обстоятельств он срочно продает производственное оборудование дешевле рыночной цены.

Внутренний регламент

В компании может быть утвержден внутренний регламент согласования договоров. Например, нужны визы финансового и юридического отделов, а также бухгалтерии. В таком случае директору перед подписанием договора нужно убедиться, что все визы получены.

На практике эти правила часто игнорируют, что обычно сходит с рук. Но если договор, подписанный с нарушением процедуры, повлечет убытки, то их взыщут с директора. Суд в таких случаях посчитает его вину доказанной.

Пример

Директор компании подписал дополнительное соглашение к трудовому договору с одним из сотрудников. По соглашению сотруднику выплачивали дополнительное вознаграждение в размере 1 млн руб. С другими отделами директор сделку не согласовал, тем самым нарушив внутренний регламент. Владельцы компании через суд взыскали с него всю сумму дополнительного вознаграждения.

Условие об особом порядке рассмотрения судебных споров

Другая сторона может указать, что все споры должны рассматриваться только в суде по адресу контрагента, независимо от того, выступает он истцом или ответчиком. Тогда он сможет судиться с Вашей компанией у себя дома. А это особенно критично, если контрагент находится в удаленном регионе. Представьте, какие Вас ждут временные и финансовые затраты на командировки.

Рекомендую указывать в договоре, что все споры подлежат рассмотрению в суде по адресу Вашей компании или по адресу местонахождения/местожительства ответчика.

Порой в договор включают условие о рассмотрении споров в третейском суде. Это может стоить в десятки, а иногда и в сотни раз дороже, чем в государственном. Кроме того, у этого суда есть свои особенности. Например, решение третейского суда, в отличие от решения арбитражного, не подлежит обжалованию в апелляционной инстанции, кассационном порядке.

Не советую компаниям малого и среднего бизнеса подписывать договор, в котором содержится третейская оговорка.

Пример

Оборудование оказалось ненадлежащего качества, и покупатель решил обратиться в суд для возмещения убытков. Но официальный сбор за рассмотрение дела в третейском суде в десятки раз превышал пошлину за рассмотрение дела в государственном. Покупатель передумал судиться из за высоких затрат еще на этапе подачи иска.

Что проверить	Как проверить
Контрагента
Ключевые условия договора	Четко ли сформулирован предмет договора Указана ли цена и порядок расчетов Прописаны ли заверения об обстоятельствах Наличествуют ли условия о штрафных санкциях
Полномочия представителя контрагента	Есть ли доверенность Вписана ли дата совершения доверенности Имеется ли право действовать без доверенности (проверяется в ЕГРЮЛ)
Корпоративные одобрения	Получено ли одобрение совета директоров Имеются ли протоколы собраний коллегиальных органов Получены ли корпоративные одобрения контрагентом
Согласования документов внутри компании	Есть ли согласование с финансовым отделом Есть ли согласование с юридическим отделом Есть ли согласование с бухгалтерией
Условия о судебных спорах	Прописано ли где рассматриваются судебные споры Есть ли третейская оговорка

Если в штате нет юриста, проверить договор или контрагента можно с помощью сервиса Главбух Ассистент.

Максим Бобров, кандидат юридических наук, управляющий партнер адвокатского бюро «Бобров, Толстов и партнеры», Москва

Источник: журнал Генеральный директор

Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь оставить заявку, предложение ограничено.

Источник: https://www.business.ru/article/1038-kak-proverit-dogovor-pered-podpisaniem-chtoby-ne-ponesti-ubytki

Регламент проверки контрагентов образец

Для проверки соответствия контрагента квалификационным требованиям до заключения договора контрагент предоставляет ООО «Газпром газэнергосеть» следующие документы:

Для юридических лиц

а) карточка с основными сведениями и реквизитами юридического лица (далее – «Карточка контрагента»);

б) копия устава в действующей редакции со всеми изменениями (при наличии таковых) с отметкой о регистрации в налоговом органе. Допускается предоставление выписки из устава или страниц устава, содержащих информацию о местонахождении, учредителях, порядке избрания и полномочиях единоличного исполнительного органа контрагента (далее – «руководителя»);

в) копия решения уполномоченного органа юридического лица о согласовании/одобрении сделки, требующееся в силу действующего законодательства, учредительных документов или локальных нормативных актов контрагента (сделки, в совершении которых имеется заинтересованность, крупные сделки и т.д.), либо письменное подтверждение о том, что совершаемая сделка не требует таких согласований/одобрений;

д) выписка из ЕГРЮЛ (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в ООО «Газпром газэнергосеть»;

е) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

ж) информация о цепочке собственников, включая конечных бенефициаров, с подтверждением соответствующими документами (Правила заполнения таблиц).

Для индивидуальных предпринимателей

а) карточка с основными сведениями и реквизитами индивидуального предпринимателя (далее – «Карточка контрагента»);

б)выписка из ЕГРИП (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в Общество/ДО;

в) копия паспорта (заполненных страниц);

г) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

д) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются представителем.

Дополнительные обязательные документы для иностранного лица:

копии документов и их надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов:

а) о государственной регистрации юридического лица или государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством соответствующего государства;

б) паспорта индивидуального предпринимателя (всех страниц);

в) подтверждающих полномочия подписанта договора.

Предоставление обязательных документов не требуется следующим контрагентам:

• федеральному государственному органу;
• органу власти субъекта РФ;
• органу местного самоуправления;
• дочернему обществу ООО «Газпром газэнергосеть»;
• контрагенту, состоящему в договорных отношениях с ООО «Газпром газэнергосеть», ранее предоставившему документы, указанные в п.1 Перечня и намеревающемуся заключить новый договор/дополнительное соглашение, при условии предоставления контрагентом предоставляет справки (в произвольной форме), подтверждающей то, что документы и информация, предоставленные им ранее, не изменились.

Если какие-либо документы и/или информация контрагента изменились, он предоставляет документы, подтверждающие изменения, из перечня документов, указанных в п. 1 настоящего Перечня.

2. Специальный перечень обязательных документов при заключении договора с отдельными категориями контрагентов

2.1. Если контрагентом по договору выступает компания, входящая в Компании группы ПАО «Газпром»¹, предоставлению указанной компанией подлежат только документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор, и Карточка контрагента. 

2.2. Если контрагентом по договору выступает организация, признаваемая в соответствии с Налоговым кодексом РФ либо Федеральным законом от 29.12.2006 № 264-ФЗ «О развитии сельского хозяйства» сельскохозяйственным товаропроизводителем, контрагент предоставляет следующие документы:

• Карточку контрагента;
• документ, исходящий от налогового органа, о возможности применения единого сельскохозяйственного налога, либо документ в произвольной форме, исходящий от государственного органа или органа местного самоуправления по месту нахождения организации;
• распечатку с сайта nalog.ru из раздела «проверь себя и контрагента» либо выписку из системы СПАРК;
• копию доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются не руководителем юридического лица или представителем индивидуального предпринимателя.

3. Порядок предоставления документов

Копии документов заверяются подписью руководителя и оттиском печати контрагента.

Документы должны быть направлены с сопроводительным письмом по почте (экспресс-почтой, заказным письмом c уведомлением) или нарочно по адресу: 117647, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 125, а также для ускорения процедуры заключения договора могут быть направлены в электронном виде по адресу: [email protected].

¹ Компании группы ПАО «Газпром» — ПАО «Газпром», ООО «Газпром межрегионгаз» и ООО «Газпром инвестгазификация»; дочерние хозяйственные общества, в уставном капитале которых более пятидесяти процентов долей в совокупности принадлежит указанным лицам; дочерние хозяйственные общества,   в уставном капитале которых более пятидесяти процентов долей в совокупности принадлежит указанным дочерним обществам, а также  хозяйственные общества, имеющие существенное значение для ПАО «Газпром»  согласно ежеквартальному отчету ПАО «Газпром».

Источник: https://u-bags.ru/%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%BA%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%B3%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%BE%D0%B1%D1%80/

Проверка контрагентов службой безопасности

Рассказываем о цели и инструментах, приводим примерный порядок проведения проверки контрагента, открываем доступ к готовым регламентам проверки контрагента – на платежеспособность и налоговую безопасность.

Цели проверки контрагентов

Служба безопасности проверяет контрагента с целью:

1. Минимизации рисков образования проблемной дебиторской задолженности. Самая частая причина проверки контрагента. Анализ информации из открытых (ФНС, Арбитражный суд) и закрытых (базы данных, бюро кредитных историй) источников информации позволяет сделать оценку платежной дисциплины контрагента и сделать прогноз по формированию им проблемной (невозвратной) «дебитрки».
2. Снижения рисков отказа со стороны налоговых органов в возмещении НДС. Непроявление должной осмотрительности при выборе контрагента, предъявленный к вычету НДС налоговая может вернуть. Также чревато взаимодействие с неблагонадежными контрагентами встречными проверками, предъявлением иска по п.3 ст.122 НК (Неуплата или неполная уплата сумм налога).
3. Укрепления деловой репутации. Неблагонадежные контрагенты и мошеннические организации теряют всякий интерес к взаимодействию с предприятием, на котором должным образом организована работы службы безопасности.
4. Повышения дисциплины труда сотрудников отделов сбыта и снабжения. Регулярные проверки контрагентов оставляют мало «места для маневров» нечистым на руку сотрудникам, использующем механизм «отката» в работе с поставщиками товаров или услуг, покупателями.

Проверить контрагента на долги

Способы проверки контрагентов службой безопасности

Способы проверки контрагента выбирают сообразно цели. Условно разделить способы проверки можно на две большие группы – информационные и физические.  К информационным относятся сбор и анализ данных из информационных баз и источников. К физическим – проверка реальных активов торговых и производственных компаний, выезд по месту фактического нахождения, оценка торгового и производственного оборудования, собеседования сотрудников предприятия-контрагента.

Виктор Смирнов, специалист службы безопасности дорожно-строительной компании

— Мы выполняем строительные работы на основании договора субподряда. Специфика отрасли такова, что мы зачастую вынуждены работать без предоплаты, за свой счет, используя собственные кадры и технику. Для этого мы проверяем компанию-подрядчика на предмет исполнения договорных обязательств.

В числе проверок – встречи с другими субподрядными организациями, с которыми компания-подрядчик сотрудничала ранее. В ходе встреч мы выясняем, насколько своевременно и согласно договоренностям поступила оплата за выполненные работы, если возникали сложности с получением денежных средств, то какого рода и насколько критичными были задержки.

Только после этого руководство компании принимает решение о том, взять ли предложенный объем работ или отказаться от взаимодействия.

Проверить контрагента на долги

Регламент проверки контрагентов службой безопасности

Перед тем как выполнять проверку контрагента следует запросить у него минимальный перечень документов.

Стартовый регламент проверки контрагента – проверка компании-партнера на существование и соответствие предоставленной информации реальному положению дел. Проверяются ИНН и ОГРН, полное и краткое наименование компании, ОКВЭДы, размер уставного капитала, изыскивается информация об учредителях и руководителях предприятия. Регламент предписывает получение сведений о регистрации компании в «адресных ямах», о нахождении руководителей в списках дисквалифицированных лиц, о задолженности юридического лица по налогам и сборам, об их участии в арбитражных процессах или в исполнительных производствах.

Чаще служба безопасности проверяет контрагента только в том случае, если сделка с ним представляется высоко рискованной. К такого рода сделкам относятся:

• Сделки по поставке или купле-продажи на сумму свыше 1 млн руб.,
• Договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб.
• Перевозка на сумму свыше 300000 руб.
• Оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.

Тогда применяется расширенный регламент проверки контрагента. Он включает в себя стартовый (базовый) уровень проверок, и дополняет эти сведения детальным анализом финансового состояния контрагента, проверку его кредитной истории.

В бухгалтерской отчетности проверяющую сторону интересуют отчет о прибылях и убытках за несколько лет. Компания-контрагент должна показывать устойчивый рост. А также пассивы – долгосрочные и краткосрочные обязательства.

В кредитной истории важно отсутствие просроченной задолженности, повышенного интереса к получению кредита в момент сделки, следов «кассовых разрывов» (периодически возникающих просрочек по платежу при в целом стабильной оплате счета).

Проверить контрагента на долги

Также принимаются во внимание индексы должной осмотрительности и платежной дисциплины (их можно найти в бизнес-справке СПАРК).

Порядок проверки контрагентов на предприятии определяет начальник службы безопасности и/или генеральный директор. В зависимости от целей проверки, конкретный набор инструментов и порядок их запроса могут разниться от компании к компании. Начальник СБ составляет приказ и подписывает его у генерального директора. Каждый сотрудник отдела безопасности, допущенный к проверкам контрагентов, ознакамливается с документом. Сотрудник несет ответственность за качество проверки, соответствие ее результатов действительности. Не допускается халатное отношение к проверочным мероприятиям, опущение этапов проверки, умышленное искажение результатов.

Для вашей работы могут быть полезны следующие регламенты (нажмите на ссылку, чтобы открыть и скачать документ):

Заключение службы безопасности по проверке контрагента

При проверке контрагента служба безопасности действует в связке с отделом продаж, финансовым отделом компании. В этом случае ее заключение носит рекомендательный характер и может быть выдано в форме сводной таблицы характеристик контрагента и результирующим заключением. Например, так:

Инструмент проверки	Ключевые моменты	Характеристика контрагента
ЕГРЮЛ	Сведения о контрагенте соответствуют предоставленным, сведений о критических изменениях в «Вестнике ЕГРЮЛ» отсутствуют.	Контрагент характеризуется нейтрально.
Бизнес-справка	Индекс финансового риска 41, Индекс должной осмотрительности 50	Контрагент несет средние финансовые риски.
Бухгалтерская отчетность	Снижение прибыли по сравнению с прошлым периодом на 15%, большое количество долгосрочных обязательств.	Контрагент работает нестабильно, обладает повышенной долговой нагрузкой.
Кредитная история	Наличие исторических просрочек по кредитам до 30 -60 дней с периодичностью 6-12 месяцев.Более 5 заявок на кредитную линию за последний месяц	Контрагент допускает «кассовые разрывы», испытывает острую потребность в дополнительном финансировании.
Заключение	Высокий риск формирования проблемной задолженности. Рекомендуется взаимодействие с использованием предоплаты. При невозможности – максимальный размер коммерческого кредита до 20% суммы контракта.

Может заключение службы безопасности носить и блокирующий характер. Сделки с контрагентами, имеющими признаки фирм-однодневок, опыт неисполнения платежей, обладающими чрезмерной долговой нагрузкой способны нанести значительный ущерб предприятию.

Источник: https://www.unirate24.ru/proverka-kontragentov-sluzhboj-bezopasnosti/

Как составить регламент проверки контрагентов

• Для чего необходим регламент проверки контрагентов.
• Как эту процедуру трактует законодательство.
• Как правильно составить регламент или положение о проверке контрагентов.
• Как использовать регламент проверки контрагентов.

Чтобы успешно пройти любую проверку, необходимо правильно составить регламент проверки контрагентов. В этом материале подробно разберем все, что касается этого вопроса.

Положение о проверке контрагентов

В Российском законодательстве нет статьи, регулирующей или обязывающей предпринимателей проверять контрагентов перед непосредственным заключением сделки. Поэтому какой-либо ответственности за отказ от проведения подобного мероприятия не предусмотрено. Но, заключая договор с новым или сомнительным контрагентом, стоит помнить о 3 моментах:

• Появление дебиторской задолженности.
• Риски, связанные с признанием сделки недействительной со стороны налоговых органов.
• Ухудшение репутации, в случае возбуждения уголовного дела, если партнер окажется фирмой-однодневкой.

Формально законодательство никакими нормативно-правовыми актами не указывает на необходимость проверки юридических лиц и предпринимателей, но ответственности за результат таких рискованных сделок не снимает. Всю информацию по данной теме можно получить из 2 источников:

• Письмо ФНС за номером № ЕД-4-2/13005@ от 24 июля 2017 «О рассмотрении обращения».
• Статья 173.1 и 173.2 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В письме Федеральная налоговая служба разъясняет о потере выгоды предпринимателя, который не сумел проявить «должной осмотрительности и осторожности», а статьи регулируют ответственность за деятельность фирм-однодневок.

Если налоговая проверка выявит и докажет, что одна из сторон договора – фирма-однодневка, то все расходы по совершенной сделке, а также НДС к вычету по приобретенным товарам и услугам, налоговики признают недействительными.

Во избежание рисков и проблем, связанных с налоговыми проверками и уголовной ответственностью, необходимо составлять нормативно-правовые акты, устанавливающие процедуру проведения подобных проверок. Таким актом является внутреннее положение или регламент проверки контрагентов.

Регламент проверки контрагентов – это документ, который четко описывает методику проведения проверки будущих бизнес-партнеров. При составлении стоит ориентироваться на степень риска сделок:

• Высокая.
• Средняя.
• Низкая.

Такая градация поможет сэкономить время на проведение проверки, а также позволит избежать лишней работы с документацией.

За образец можно взять пример, который мы привели ниже. Нет четких цифр, определяющих границы групп. Каждая компания сама устанавливает рамки.

Такой подход оптимизирует мероприятия по проверке ЮЛ или ИП. Порядок отнесения контрагентов в ту или иную группу можно определить в том же регламенте или приложении к нему. Также при проверке необходимо учитывать и известность клиентов. Для таких как, например, Ростелеком или МТС пакет документов и надобность в проверке может отсутствовать совсем.

Бдительность стоит проявлять и при продлении уже заключенных договоров. Возможно, что произошли изменения в работе контрагента, которые он предпочел скрыть. Всегда имеет смысл перед новой сделкой оформлять отдельный приказ о проверке контрагентов с подписью руководителя.

Составляющие регламента проверки контрагентов

На каждом предприятии самостоятельно разрабатывается положение о проверке контрагентов, которое утверждается руководителем организации.

Ниже подробно рассмотрим основные пункты, на которые стоит ориентироваться при составлении этого документа.

Цель

Правильная постановка цели проверки контрагента – залог успеха. Данный пункт станет еще одним плюсом для предпринимателя, если судебных разбирательств и споров по сделке избежать не удастся.

Назначение ответственных лиц, порядок и принципы их взаимодействия

Особенно, если речь идет о крупных предприятиях, где каждое подразделение выполняет свою определенную функцию. Любая собранная информация в итоге должна анализироваться. Исходя из этого, делаются выводы и подводятся итоги. Как правило, ответственными лицами назначаются менеджеры или бухгалтеры.

Реальные сроки проведения мероприятия

Сроки зависят от рисков доначисления по сделке. Чем они выше, тем больше потребуется собрать и проверить информации, потратить больше времени.

Указать источники сбора информации

Такими источниками могут послужить:

• Стандартный пакет документов от контрагента, необходимых для составления договора:

1. заверенные копии свидетельств о постановке лица на учет в налоговом органе;
2. все страницы устава (также заверенные копии);
3. приказ на директора (стоит помнить, что данный документ составляется сроком на 5 лет);
4. документ, подтверждающий личность руководителя или уполномоченного представителя компании;
5. свежая выписка из реестра (ЕГРЮЛ и ЕГРИП) с полной информацией об исследуемом предприятии и указанием ОКВЭД;
6. в случае, когда деятельность лица подлежит сертификации или лицензированию – копию такого документа.

• Последняя бухгалтерская отчетность, информация о численности предприятия. Контрагент не имеет права не предоставлять баланс и отчет о финансовых результатах, так как эти документы являются публичными – органы статистики по запросу бесплатно предоставят всю необходимую информацию.
• Запрос в ФНС. Налоговые службы по запросу предоставляют необходимую информацию. Нужно получить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, узнать, не запущена ли процедура банкротства, реорганизации или ликвидации предприятия, а также выявить правонарушения руководителя. Есть ли налоговая задолженность, недоимки, пени и штрафы, можно проверить на сайте налоговой службы. 1 октября и 1 декабря происходит обновление этих данных.
• Сайт ФССП позволит осуществить проверку участия фирмы в судебных разбирательствах.
• При проведении тщательных проверок по сделкам со средним и высоким риском следует обратиться к сервисам проверок, список которых опубликован ниже.

Вопрос: Можно ли все затраты, связанные с проверкой юридических лиц и предпринимателей, поставить на расходы организации?

Ответ: Да, квитанции об оплате пошлины для получения выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также любые другие документально подтвержденные затраты, учитываются при расчете налога на прибыль. Даже если ни с одним из этих лиц договор так и не был заключен.

Еще одним источником информации по контрагенту служит интернет. Отзывы о компании, состояние сайта, «черные списки» работодателей или поставщиков могут послужить еще одним методом подтверждения благонадежности партнера. Однако доверять на 100 % таким источникам не стоит, так как и положительные, и негативные отзывы могут оказаться заказными. Поэтому придерживаться стоит основного списка источников информации, а также любых других документов, не нарушающих коммерческую, государственную или налоговую тайну.

Готовясь к сделке с новым контрагентом, необходимо проверить его на наличие необходимых ресурсов – квалифицированный персонал, опыт предприятия и материально-техническую базу. Для этого можно запросить расписку о наличии всех необходимых ресурсов для исполнения будущей сделки.

Проверяя контрагентов, не стоит игнорировать и деловые переговоры, поездки на предприятие для подтверждения действительности адреса, а также знакомства с персоналом и материально-техническим оснащением компании.

Порядок обобщения и оформления информации

Этот пункт расписывает, как и в каком виде необходимо предоставить информацию.

Порядок и сроки хранения собранной информации

Все копии документов, а также составленный на их основании отчет, необходимо хранить на предприятии в течение 3-10 лет. 3 года – это срок исковой давности, именно он указывается минимальным сроком хранения. В этом же пункте требуется указать и способ хранения такого досье: бумажный или электронный носитель.

Как распознать в контрагенте мошенника

Сегодня непорядочные клиенты пользуются слабым положением поставщиков, а злоумышленники-продавцы не упускают возможности продавать, ссылаясь на кризис, кота в мешке – якобы по низкой цене.

Узнайте, как распознать контрагента-мошенника и предотвратить нежелательные последствия такой сделки, из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Узнать 5 способов

Образец регламента о проверке документов контрагентов

Подготовленный пакет документов поможет при налоговой проверке, но не стоит думать, что чем больше документов – тем лучше. ФНС будет проверять подлинность сделки, для чего может привлекать свидетелей и запрашивать все необходимые документы, способные указать на фиктивность заключенного договора.

Для наглядности ниже представлен примерный регламент проверки контрагентов.

 Скачать образец регламента о проверке контрагентов

Как использовать регламент проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов – это документ, который позволяет создать алгоритм для проверки контрагентов и в последующем принять верное решение по совершаемой сделке. Станет ли проверяемое лицо вашим бизнес-партнером и стоит ли директору ставить подпись на таком договоре?

Руководствуясь пунктами регламента, лицо, ответственное за проверку контрагента, обобщает всю информацию и фиксирует в специальном отчете или заключении, где указывается степень благонадежности партнера.

Совет: Хотите повысить мотивацию сотрудника на тщательную проверку? Включите в регламент меры поощрения работников за выявление неблагонадежного клиента или поставщика.

Собранное по проверяемому контрагенту досье пригодится и при налоговой проверке. Объем подготовленных документов, подтверждение надежности партнеров, анализ финансовой отчетности смогут помочь при возмещении НДС.

Вывод

Несмотря на отсутствие четкого контроля со стороны государственных органов относительно темы проверки контрагентов, к этой процедуре необходимо подходить ответственно. Она позволяет минимизировать риски компании, а так же избежать проблем с законодательством в случае, если проверяемое лицо окажется неблагонадежным. Проявив бдительность и потратив время на тщательный анализ и сбор данных, можно быть уверенным в успехе от заключаемой сделки.

Заключайте договор только после тщательной проверки контрагентов!

Источник: https://www.gd.ru/articles/10071-reglament-proverki-kontragentov

Образец юридического заключения и регламента по проверке контрагента

Образец юридического заключения по проверке контрагента и пошаговая инструкция по составлению регламента проверки контрагента для юридического отдела.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

Значительную долю рабочего времени юриста компании занимают согласование и визирование договоров. Неотъемлемая часть этой работы – проверка контрагента, которая, как правило, строится по стандартной схеме: создается образец регламента по проверке контрагента и запрашивается и проверяется определенный пакет документов.

Учитывая объем работы и важность оперативного получения квалифицированного юридического заключения, целесообразно  формализовать эту деятельность. Это позволит компании создать упорядоченную базу копий учредительных документов контрагентов, своевременно выявлять правовые риски и минимизировать необходимость судебных разбирательств, а также при необходимости подтвердить перед налоговой службой проявление осмотрительности при выборе контрагента.

Если компания заключает договоры со значительным количеством контрагентов, имеет смысл разработать форму юридического заключения, которое составляется по регламенту проверки контрагентов  и обновляется в отношении каждого контрагента при заключении с ним сделки. Либо при заключении новой сделки по истечении определенного промежутка времени, если речь идет о контрагенте, с которым установились давние отношения.

Юридическое заключение позволяет закрепить регламент проверки документов контрагента, зафиксировать результат анализа документов и, кроме того, помочь сотруднику юротдела проверить содержание документов по определенной схеме (по контрольным точкам), а не просто формально удостовериться в их наличии. Это достигается за счет необходимости внесения в юридическое заключение ссылок на соответствующие положения документов, пункты и т. д.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

• Сохраните и распечатайте памятку сотрудникам

Удобный образец юридического заключения и регламент по порядку его заполнения можно разработать самостоятельно с учетом особенностей процедуры проверки контрагентов, принятой в конкретной компании. В данной статье за основу взята форма, используемая юридической службой банка. Однако она с успехом может быть применена и в компаниях любых других сфер деятельности. 

Скачать образец юридического заключения по итогам проверки контрагента

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС. Проверить контрагента

Памятки для сотрудников юридических отделов

Все платные и бесплатные сервисы по проверке контрагента >>

Как самостоятельно и бесплатно проверить контрагента. 15 ключевых источников >>

Скачать образец юридического заключения по итогам проверки контрагента >>

1. Цель составления заключения 

В качестве цели указывается договор, заключение которого предполагается с контрагентом. Удобно, если подробная информация о планируемом договоре в юридическую службу передается в виде пояснительной записки, составляемой менеджером, ответственным за переговоры с конкретным клиентом. В этой же строке указывается номер обращения за составлением юридического заключения.

☆ Совет от редакции: в сервисе «Проверка контрагентов для юристов» можно проверить контрагента бесплатно. Просто оформите гостевой доступ >>

2. Пакет документов от контрагента

Обычно в отношении всех контрагентов запрашивается стандартный набор документов, в соответствии с регламентом проверки контрагентов, в образец юридического заключения целесообразно сразу внести весь перечень документов. Тогда сотрудник юрслужбы при заполнении юридического заключения будет указывать только реквизиты представленных документов.

2.1 Документы, подтверждающие правоспособность контрагента

В число документов, подтверждающих правоспособность контрагента, входят:

1. Свидетельство о госрегистрации компании-контрагента (или индивидуального предпринимателя) и ее постановке на учет в налоговом органе. Наименование организации должно полностью совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах.
2. Выписка из ЕГРЮЛ, которая позволяет выявить актуальную на дату анализа документов редакцию устава контрагента и иные сведения.

Срок действия выписки для целей анализа документов контрагентов можно установить самостоятельно, учитывая, что он должен исключать внесение изменений в ЕГРЮЛ позднее даты выписки. Оптимальным представляется срок не более 5–10 дней до предполагаемой даты заключения договора.

Несмотря на то, что выписка из ЕГРЮЛ содержит большую часть необходимых для совершения сделки сведений (за исключением сведений о необходимости одобрения сделок и факта их одобрения), лучше, при наличии возможности, все-таки требовать все перечисленные в юридическом заключении документы.

Это минимизирует риск мошеннических действий (качественно подделать несколько документов сложнее, чем только выписку из ЕГРЮЛ). И в ситуациях, когда сведения в ЕГРЮЛ включены помимо воли юридического лица, последнее может ссылаться на их недостоверность. Также нужно учитывать, что в выписке могут содержаться опечатки и технические ошибки.

2.2. Учредительные документы контрагента

Необходим устав компании-контрагента с актуальными (зарегистрированными) на момент представления изменениями. Устав позволяет проверить порядок избрания, компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа, какие сделки требуют одобрения, помимо крупных и сделок с заинтересованностью.

Если контрагент только регистрирует изменения устава, не составляя его полный текст в новой редакции, то кроме основного текста устава, лучше перечислить все изменения к нему с указанием номеров и дат протоколов.

Если на дату составления заключения действует новая редакция устава, целесообразно не перечислять предыдущие изменения, а просто указать их количество (в будущем это поможет отследить новые изменения при заключении с данным контрагентом новой сделки).

Несмотря на то, что Постановление Пленума Верховного Суда от 23.06. 2015 г. № 25 в п.22 указало, что изучение учредительных документов не является обязанностью контрагента, невыполнение данных действий все еще вызывает вопросы налоговых органов с точки зрения должной осмотрительности при выборе контрагента.

Суды в этом вопросе поддерживают ФНС. Поэтому запрашивать заверенные копии учредительных документов контрагентов необходимо (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 21 мая 2015 года по делу №А60-4982/2015, которое было оставлено в силе Определением Верховного Суда РФ от 18 августа 2016 г. № 309-КГ16-838; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 03.06.2016 № Ф05-7002/2016 по делу № А40-8590/2015).

2.3. Документы, подтверждающие полномочия исполнительного органа контрагента

Здесь необходимы копии решений о назначении единоличного исполнительного органа (для проверки Ф.И.О. и срока его полномочий) и совета директоров (понадобятся для проверки легитимности решения об одобрении крупной сделки или сделки с заинтересованностью, если согласно уставу эти решения принимает совет директоров).

Постановление Пленума ВС РФ от 23.06.2015 г. № 25 в п. 22 указало на то, что сведения в ЕГРЮЛ предполагаются достоверными и юридическое лицо не может ссылаться на недостоверность таких данных, за исключением случаев, если они внесены помимо воли юридического лица. Сведения о единоличном исполнительном органе могут попасть в ЕГРЮЛ помимо воли юридического лица.

Данную позицию подтверждает судебная практика. Если сведения о единоличном исполнительном органе в ЕГРЮЛ были включены на основании поддельных документов, то сделки данного лица признаются судами ничтожными, поскольку заключены неуполномоченным лицом (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 24.11.2015 г. №  Ф03-5041/2015, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 октября 2016 г. по делу № А66-9712/2015).

2.4. Бухгалтерский баланс

Как правило, участники оборота запрашивают и копию бухгалтерского баланса контрагента на последнюю отчетную дату с подтверждением его передачи налоговому органу (позволяет определить стоимость активов для выяснения, не является ли сделка крупной).

Источник: https://www.law.ru/article/3338-yuridicheskoe-zaklyuchenie-po-proverke-kontragenta