Оплата операции сотруднику работодателем

Оплата кредита за сотрудника. Оформление и учет

Иногда у работодателя возникает необходимость оплачивать кредит, взятый сотрудником. Законно ли это? Как учитывать возникающие отчисления? Рассмотрим в этой статье.

Законно ли оплачивать кредит сотрудника?

В 2012 году вышло письмо Роструда, в котором указана неправомерность удержаний платы за кредит из зарплаты сотрудника. Эта позиция была сформирована на основании статей 137 и 138 ТК РФ. В статье 137 ТК РФ оговорены случаи, в которых возможны удержания из зарплаты:

• Задолженность перед работодателем.
• Излишне выплаченная зарплата.
• Неотработанный аванс (если сотрудник увольняется).
• Обязанность производить удержания возложена на работодателя органами власти (к примеру, у сотрудника есть задолженность по алиментам, которая взыскивается).

В случаях, не прописанных в законе, удержания будут неправомерными. В статье 138 ТК РФ указаны пределы удержаний. В частности, размеры отчислений не могут превышать 20%. Если удержания производятся на основании федеральных законов, размер их не может превышать 50%. Если выплаты выполняются на основании исполнительного листа, общий объем удержаний может составлять не больше 70%.

Однако спустя некоторое время вышло новое письмо Роструда, в котором прописана невозможность применения статей ТК к рассматриваемой ситуации. Обосновывается это тем, что сотрудник имеет право распоряжаться заработком по своему усмотрению. Если работник направляет в бухгалтерию заявление с просьбой об удержаниях заработка для оплаты кредита, отчисления будут полностью законными.

ВНИМАНИЕ! Так как зарплатой распоряжается сам сотрудник, статья 138 ТК РФ не может применяться в данной ситуации. Следовательно, никаких ограничений по отношению к размеру отчислений не применяется.

ВАЖНО! К оплате кредита сотрудника работодателем не применяются нормы ТК РФ. Следовательно, если работодатель по своей вине будет перечислять средства на неверный счет из-за ошибок в платежных документах, это не будет признано невыплатой заработка. Работник не сможет потребовать от компании возмещения убытка, возникшего вследствие просрочки кредита.

С юридической точки зрения оплату кредита сотрудника работодателем можно признать поручением (статья 971 ГК РФ). Работодатель будет являться поверенным, а сотрудник – доверителем. Если организация переведет средства не на тот счет, доверитель может взыскать ущерб на основании главы 25 ГК РФ.

Из каких сумм могут выполняться удержания

Удержания по заявлению сотрудника могут выполняться из любых начислений. Это может быть оклад, аванс, выплаты по больничному листу, командировочные, премии. Условием является необходимость начисления НДФЛ. Кредитору может перечисляться заработок работника в объеме до 100%.

Кто будет уплачивать комиссию

Как правило, при перечислении средств на оплату кредита нужно уплачивать комиссию. Если комиссия будет изыматься из заработка работника, последнему нужно сделать соответствующие указания в заявлении. Если комиссию будет выплачивать работодатель, сопутствующие траты будут считаться доходом ФЛ в форме оплаты услуг, выполненной в интересах сотрудника. Основанием является подпункт 1 пункт 2 статьи 211 НК РФ. То есть сумма комиссия будет включаться в доход трудящегося, облагающийся НДФЛ.

Нельзя включать комиссию в состав налоговых трат в целях обложения налогами. Объясняется это тем, что соответствующие траты нельзя учитывать при начислении налога на прибыль. Основанием запрета является статья 270 НК РФ и письмо Минфина от 12 марта 2006 года.

Способы оплаты кредита работодателем

Существует два способа оплаты кредита сотрудника работодателем:

1. Предоставление займа на покрытие кредита. В этом случае у сотрудника возникает задолженность перед работодателем, выплата которой выполняется путем удержания из зарплат. Перечислять средства в кредитное учреждение может как компания, так и работник. В данной ситуации у сотрудника возникает доход по беспроцентному займу (статья 212 НК РФ), на который начисляется НДФЛ. Работодатель не может выполнять удержания, превышающие 20%.
2. Досрочный перевод аванса на сумму платежей по кредиту. Этот аванс переводится не на счет сотрудника, а на счет кредитного учреждения. Это мероприятие не будет считаться удержанием, так как работник самостоятельно распоряжается своим заработком. Однако сумма платежа не может превышать размер аванса или зарплаты сотрудника. Если лимит превышен, у налоговой службы могут появиться вопросы.

Второй способ может использоваться только в том случае, если размер ежемесячных выплат по кредиту небольшой.

Оформление оплаты кредита

Сотрудник должен составить заявление с просьбой оплаты кредита и направить его в бухгалтерию. В заявлении указывается эта информация:

• Сумма, которая будет ежемесячно перечисляться на счет кредитного учреждения.
• Выплаты, из которых будут исполняться перечисления (оклад, аванс, премии).
• Период выполнения перечислений.
• Кредитор, которому будут направляться деньги, его банковские реквизиты.
• Основание для совершения выплат (к примеру, оплата займа по кредитному договору под номером таким-то).
• Согласие на удержание комиссии из зарплаты.

Если сотрудник не предоставил необходимую информацию, в строке назначения платежа нужно указать, что деньги направляются за определенного человека. К примеру, «За Петрова Петра Петровича». Требуется эта пометка для того, чтобы кредитор имел возможность идентифицировать дебитора. Рекомендуется прописать, что средства удерживаются из зарплаты. Если рассматриваемого указания не будет, выплаты могут засчитаны в качестве дополнительного дохода сотрудника.

Бухгалтерский учет удержания средств в счет кредита

Удержание средств из зарплаты фиксируется по ДТ счета 70 и КТ счета 76. Так как кредитор сотрудника – это не кредитор компании, следует создать субсчет к счету 76. Назвать его можно так: «Расчеты по просьбе работников». Комиссия банковского учреждения учитывается по ДТ счета 70 и КТ счета 73. Зарплата направляется на оплату кредита, однако НДФЛ и страховые взносы с нее удерживаются в стандартном порядке.

Рассмотрим бухгалтерские проводки, используемые при оплате кредита работодателем:

• ДТ26 КТ70. Начисление зарплаты сотруднику.
• ДТ26 КТ68, 69. Начисление ЕСН (при этом учитываются взносы в пенсионный фонд).
• ДТ26 КТ69. Удержание страховых взносов.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ.
• ДТ70 КТ76. Удержание средств из зарплаты по заявлению сотрудника.
• ДТ70 КТ50. Выдача зарплаты из кассы сотруднику.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств кредитору сотрудника.

Первичным документом будет являться кредитный договор (требуется указать его номер), различные платежные документы, трудовой договор.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/oplaty-kredita-za-sotrudnika/

Какие выплаты положены работникам?

Все работники, оформленные официально, имеют право на выплаты:

Основная задача начисления выплат состоит в материальном обеспечении сотрудников.

При этом сегодняшняя задача законодателей в трудовой сфере — уравнять МРОТ и прожиточный минимум, чтобы минимальной зарплаты хватало на жизнь (питание, одежда, оплата услуг). До 2020 года планируется эту задачу решить, но пока суммы различаются: на август 2016 года при среднем прожиточном минимуме трудоспособных граждан в 10524 рубля минималка составляет всего 7500.

Вместе с тем, если работа продолжаться не может (болезнь, беременность), сотрудник имеет право на получение пособий. Пособия выплачивает работодатель, которому потом выплаченные суммы возвращаются из ФСС. При этом работодатель обязан перечислять в фонд соцстраха взносы с зарплат работников, за счёт них и формируется фонд.

Виды выплат

В России существует несколько видов выплат.

Зарплата

По статье 129 Трудового кодекса заработная плата состоит из:

• оклада;
• премий;
• надбавок.

133‑я статья ТК требует, чтобы зарплата (не оклад) равнялась или была бы больше размера МРОТ. То есть в отличие от предыдущей версии Трудового кодекса, к минималке приравнивается зарплата целиком с премиями и надбавками, а не оклад.

Зарплата может не выплачиваться целиком, если сотрудник не отработал положенную норму времени по производственному календарю, она насчитывается по факту. При этом работа в выходной или праздник оплачивается в двойне, а ночные смены дороже на 20%.

Отпускные

По норме статьи 114 Трудового кодекса каждому сотруднику положен очередной отпуск. Отпускные оплачиваются из расчёта средней зарплаты за 2 года и выплачивается за 3 дня до его начала.

Больничный

Федеральным законом №255 (его второй главой) установлено, что заболевший сотрудник имеет право на получение пособия по больничному листку. К болезни приравниваются:

Размер пособия определён в 7‑й статье закона и имеет зависимость от стажа:

• полная средняя зарплата при стаже больше 8 лет;
• 80% от зарплаты при стаже от 5 до 8 лет;
• 60% от зарплаты при стаже меньше 5 лет.

Если заболевший проработал меньше полугода, пособие рассчитывается не от размера зарплаты, а от МРОТ.

Пособие выплачивается в день зарплаты по выходу на работу на основании больничного листа, выданного больницей.

Декретные

Декрет — это период, связанный с родами. В 35 недель беременности сотрудница оформляет декрет. Общий срок декрета — 140 дней (по 70 дней до родов и после них). Размер пособия: среднедневной заработок умноженный на 140.

Женщина, проработавшая меньше полугода, получит пособие из расчёта МРОТ, а не зарплаты. При МРОТе на сегодня в сумме 7500 рублей, декретные выплатят в размере 35 тысяч: 7500/30*140 (статья 11 ФЗ№255).

На выплату может рассчитывать сотрудник, усыновивший малыша до трёхмесячного возраста.

Выплачивается пособие в течение 10 дней с момента сдачи в бухгалтерию больничного листа.

Пособие по безработице

Человек, потерявший работу, может рассчитывать на помощь государства, которая заключается в материальной поддержке. Для получения пособия безработный должен стоять на бирже труда.

Рассчитывается размер пособия по алгоритму, описанному в 30‑й статье ФЗ №1032-н.

Сумма выплаты зависит от факторов:

• стаж работы;
• продолжительность выплаты пособия;
• основание увольнения.

При этом пособие не может быть меньше 850 рублей и больше 4900 рублей.

Компенсация

Сотрудники имеют право на денежную компенсацию в случаях:

• переработки (двойная ставка);
• неиспользованного отпуска (при увольнении);
• работы в выходной или праздник (двойная ставка);
• простоя (2/3 от зарплаты);
• за вредные условия (например, вместо выдачи молока можно выплачивать его стоимость).

При этом работа в выходной и переработка может не выплачиваться, вместо этого сотрудник имеет право на отгулы.

Премии

Премирование регулируется специальным локальным актом: Положением об оплате или (и) премировании. При наличии свободных средств в бюджете премии должны выплачиваться регулярно, если они прописаны в трудовом договоре. Также премия может выступать в качестве стимула или поощрения.

Лишить премии можно так же на основании положения: в нём должны быть прописаны показатели премирования и основания лишения.

Пенсия

По мнению законодателей женщины, достигшие возраста 55 лет и мужчины старше 60 лет теряют трудоспособность, то есть, уже не могут трудиться как прежде и работа может навредить здоровью. В связи с этим в России возрастные граждане обеспечиваются пенсиями.

Порядок начисления и выплаты пенсий регулируется Федеральным законом №173. В его 14‑й статье сказано, что размер пенсии рассчитывается по формуле: общая сумма накоплений на пенсионном счёте делится на сумму периода ожидаемой пенсии и базового значения. При этом считается, что период ожидаемой пенсии равен 19 годам (288 месяцам), а фиксированное базовое значение на сегодня составляет 2562 рубля в месяц.

Вместе с тем на сегодня действует положение о том, что чем позже человек оформит пенсию, тем больше будет её размер (ожидаемый период сокращается, а накопления увеличиваются).

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/oplata

Оплата операции сотруднику работодателем безвозмездно

Терентьев Богдан

Материальная помощь может считаться выплатой стимулирующего характера (например, зависеть от размера зарплаты и соблюдения трудовой дисциплины). А может и вовсе не быть связанной с результатами труда, например, матпомощь к празднику или юбилею. Для удержания НДФЛ цель выплаты материальной помощи значения не имеет. То есть независимо от цели выплаты сумма, не превышающая 4000 руб.

в год на одного человека, НДФЛ не облагается. Такой вывод следует из пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждается в письме Минфина России от 22 октября 2013 г. № 03-03-06/4/44144. При освобождении от НДФЛ материальной помощи в связи с рождением ребенка учитывайте следующие особенности. Ограничение в 50 000 руб.

распространяется на всю сумму материальной помощи независимо от того, кому она выплачивается: матери, отцу или каждому из родителей.

Организация решила оплатить работнику дорогостоящее лечение: как учесть расходы?

Из рекомендацииОлега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как на общем режиме налогообложения учесть оказание материальной помощи сотруднику или члену его семьи НДФЛ и страховые взносы По общему правилу материальная помощь облагается:

• НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Есть исключения из данного правила, когда налог и взносы платить не нужно.

Оплата услуг за работников

Внимание Отражено погашение задолженности работникасогласно договору дарения 91-2 76 5 000 Удержан НДФЛ(5000 — 4000) руб. x 13% 70 68 130 Перечислены денежные средства банкуза работника 76 51 5 000 * * * Следует отличать неденежную форму оплаты труда от такого способа выплаты заработной платы, как перечисление ее третьим лицам согласно волеизъявлению работника.

Во втором случае не действуют никакие ограничения в отношении размера сумм, направляемых в пользу третьих лиц по заявлению работника. Если же денежные суммы перечисляются третьим лицам не в счет заработной платы работника, а из собственных средств работодателя, целесообразно говорить о договоре дарения между ним и работником.

Оформление такого договора позволяет сэкономить на страховых взносах.

Платим за лечение работников и членов их семей…

Например, если работник напишет работодателю такое заявление: «В связи с тяжелым материальным положением прошу оплатить за меня очередной платеж по кредитному договору», а руководитель завизирует это заявление, то налицо будет материальная помощь. Пример 3. Работник обратился к своему работодателю с просьбой оплатить за него банку очередной платеж по кредиту в сумме 5000 руб. в связи с тяжелым материальным положением. Между работодателем и работником был составлен договор дарения, согласно которому работодатель обязуется освободить работника от обязанности вносить очередной платеж по кредиту в сумме 5000 руб.

путем оплаты этой суммы за счет собственных средств. В бухгалтерском учете организации-работодателя должны быть составлены следующие проводки: операции Дебет Кредит Сумма,руб.

Может ли организация оплатить лечение члена семьи сотрудника

При этом порядок удержания НДФЛ с материальной помощи сотрудникам российской организации, длительное время выполняющим свои трудовые обязанности за границей (и не являющимся налоговыми резидентами), имеет свои особенности. Если организация выплатит таким сотрудникам материальную помощь, то с суммы, превышающей 4000 руб.

в год на одного человека, нужно удержать НДФЛ по ставке 30 процентов (как с доходов, полученных нерезидентами от источников в России) (п. 2 ст. 209, п. 3 ст. 224 НК РФ). Налог с материальной помощи начисляется несмотря на то, что с зарплаты (и иных сумм вознаграждения за труд) таких сотрудников НДФЛ не удерживается.

Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 2 ноября 2011 г. № 03-04-06/6-297.

Документальное оформление Компенсация расходов на лечение сотрудников может являться частью соцпакета и выплачиваться регулярно, как только возникает в этом необходимость. Тогда условие об этом надо изначально закрепить:

• в трудовом договоре, если подобная матподдержка предусмотрена для некоторых сотрудников выборочно (ст. 57 ТК РФ);

• в коллективном договоре, если компенсации полагаются всем сотрудникам (ст.

Важно Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но в этом случае при прощении долга у работника возникает экономическая выгода (доход) в виде суммы прощеного долга по договору займа, которая облагается НДФЛ по ставке 13 %. При возникновении дохода в виде подарка базу по НДФЛ можно уменьшить на 4 000 руб. на основании пункта 28 статьи 217 НК РФ. Сумма прощеного займа не учитывается в расходах по налогу на прибыль.

Подробнее о договоре займа см. в Справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» раздела «Юридическая поддержка» в Информационной системе 1С:ИТС Материальная помощь Если вы решите оформить материальную помощь работнику на оплату дорогостоящего лечения, то сумма, превышающая 4 000 руб., будет облагаться НДФЛ 13 % (п. 28 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами на обязательное страхование (ч. 11 ст. 9 Федерального закона от 24.07.

2009 № 212ФЗ).

ФЗ, пунктов 4, 11 и 17 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 мая 2006 г. № 286. В свою очередь, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются именно законодательно установленные выплаты, связанные, в частности, с возмещением вреда здоровью (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Но поскольку оплачивать (компенсировать) лечение сотрудника организация не обязана, такая выплата не будет считаться законодательно установленной. А раз так, то оплата (компенсация стоимости) лечения будет облагаться страховыми взносами в общем порядке. НДФЛ с такой выплаты не удерживайте только при условии, что она произведена за счет средств, оставшихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль (п.

Однако учесть при расчете налога на прибыль компенсацию стоимости лечения непосредственно сотрудникам нельзя. Это следует из пункта 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ. НДС Если сотрудник лечится в медицинской организации, которая соответствует определенным критериям, то входного НДС при оплате лечения сотрудника не будет.

Дело в том, что медицинские услуги, которые оказывают медицинские организации или учреждения, НДС не облагаются. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 2 и пункте 6 статьи 149 Налогового кодекса РФ. Перечень медицинских услуг, реализация которых освобождается от уплаты НДС, утвержден постановлением Правительства РФ от 20 февраля 2001 г.

№ 132. Оказывать эти услуги можно только при наличии действующей лицензии, выданной в соответствии с пунктом 1 Требований, утвержденных приказом Минздрава России от 11 марта 2013 г. № 121н (п.

В апреле Дежнева написала заявление о возмещении ей расходов в размере 10 000 руб. на проведение лечения. К заявлению Дежнева приложила платежно-расчетные документы из медицинской организации. По решению руководителя «Альфы» бухгалтер выдал Дежневой денежные средства из кассы.

В бухучете бухгалтер отразил следующее: Дебет 91-2 Кредит 73– 10 000 руб. – признана в составе прочих расходов компенсация лечения Дежневой; Дебет 73 Кредит 50– 10 000 руб. – выплачено из кассы возмещение расходов на лечение Дежневой. НДФЛ Удерживать НДФЛ или нет, зависит от того, за счет каких средств организация возмещает расходы. Если работодатель оплачивает лечение за счет средств, оставшихся в его распоряжении после уплаты налога на прибыль, удерживать НДФЛ с суммы компенсации (оплаты расходов на лечение) не нужно (п. 10 ст. 217 НК РФ).

Источник: http://alishavalenko.ru/oplata-operatsii-sotrudniku-rabotodatelem-bezvozmezdno/

Продажа товаров своим сотрудникам

Ведь зачастую торговые компании продают товар свои работникам по заниженным или оптовым ценам. Как оформить такую операцию документально? Какова политика ценообразования для своих сотрудников и как это может сказаться на налогах предприятия торговли и его сотрудников?

Как это было раньше?

До 2012 г. инспекторы при осуществлении контроля за полнотой исчисления налогов вправе были проверять правильность применения цен по любым сделкам, в которых цена существенно откланялась от рыночной. Это следует из ст. 40 НК РФ, которая до сих пор применяется к сделкам, заключенным до вступления в силу Федерального закона от 18.07.2011 N 227-ФЗ.

Если в результате проверки выяснялось, что цена, по которой отпускался товар работникам, отклонялась от рыночной более чем на 20%, то ревизоры могли доначислить организации налоги и пени исходя из рыночной цены реализации товаров.

Другой момент: нужно было учесть ряд факторов, которые позволяли налогоплательщику обоснованно снижать рыночную цену товаров, реализуемых в том числе работникам предприятия, на что налоговики не всегда обращали внимание, и в результате сфабрикованные дела по налогам на необоснованные штрафы «разваливались» в судах. Но в силу вступил Федеральный закон N 227-ФЗ, и все изменилось…

Какие сделки контролируются сегодня?

Ответ на этот вопрос дан в ст. 105.14 НК РФ. Контролируемыми по ценам являются сделки, осуществляемые между взаимозависимыми лицами, с доходами в календарном году, превышающими значение соответствующего суммового критерия, определенного п. п. 1, 2 ст. 105.14 НК РФ. Ценовые планки для контроля достаточно высокие.

Под налоговый контроль попадают крупные сделки с миллионными и даже миллиардными суммами. Понятно, что отпуск товаров работникам предприятия — не тот случай, но утверждать, что ценообразование таких операций находится вне налогового контроля, автор не берется, поскольку для этого есть веские причины.

Дело в том, что согласно п. 1 ст. 105.3 НК РФ любые недополученные взаимозависимыми лицами доходы (прибыль, выручка) учитываются для целей налогообложения у данных лиц. При этом организация торговли вправе самостоятельно применить для целей налогообложения цену, отличающуюся от примененной в конкретной сделке, если фактически примененная цена не соответствует рыночной (абз. 2 п. 3 ст. 105.3 НК РФ).

Если сделки заключены на небольшую сумму (как раз в случае продажи товаров сотрудникам), налоговики, скорее всего, не пойдут в суд с целью установить контроль над такими сделками. Но они могут избрать иную тактику и насчитать налоги по другому основанию, учитывая, что одной из сторон сделки выступает сотрудник — физическое лицо, являющийся плательщиком НДФЛ. Для этого налога есть отдельные правила, не привязанные к контролируемым сделкам и к Федеральному закону N 227-ФЗ.

Материальная выгода сотрудника

Именно так и называется один из облагаемых НДФЛ доходов физического лица. Порядку налогообложения материальной выгоды посвящена ст. 212 НК РФ. Таковой считается выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику.

Продажа товаров сотрудникам как раз подпадает под такой случай, даже если это письменно не оформлено в гражданско-правовом соглашении. Ведь договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара. Даже если стоимость товаров удерживается из зарплаты, то платежная ведомость вполне может служить тем документом, который подтверждает погашение задолженности работника за проданные ему товары.

Налоговая база по материальной выгоде определяется как превышение цены товаров, реализуемых взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику лицами, над ценами сделок, участники которых не являются взаимозависимыми . Доначисление налогов зависит от того, смогут ли ревизоры доказать взаимозависимость участников сделки и использование ими нерыночных цен. В противном случае доходы (прибыль), получаемые лицами, зависимость которых не доказана, будут признаны рыночными для целей налогообложения.

Наличие взаимозависимости работника и работодателя всегда вызывало вопросы у правоприменителей Налогового кодекса. При этом как раньше, так и сейчас нет четкой позиции по данному вопросу.

Источник: https://expbiz.ru/biznes-stati/v-pomoshch-biznesu/prodazha-tovarov-svoim-sotrudnikam.html

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним с теми, когда под отчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

Возмещение расходов по командировке

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

Бухучет возмещения расходов сотруднику

Итоги

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 №  03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ.

К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/vozmewenie_rashodov_sotrudniku_bez_vydachi_podotcheta/