Разработка системы кадрового учета на предприятии

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

• формирование личных дел работников;
• расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
• составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
• оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
• сдача периодической отчетности в налоговые органы;
• составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
• подготовка кадровых приказов;
• ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
• работа по аттестации и оценке работников;
• соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

• Книга движения трудовых книжек.
• Штатное расписание.
• Личные карточки работников.
• Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
• График отпусков.
• Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
• Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
• Правила трудового распорядка (внутри организации).
• Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

• в личном деле нет обязательных документов;
• нарушен порядок документов;
• личные дела отсутствуют (не оформляются);
• не проводится сверка в установленные сроки;
• вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
• в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
• сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

• трудовой договор заключается в одном экземпляре;
• трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
• отсутствуют подписи на трудовых договорах;
• не прописаны обязательные сведения и/или условия;
• отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками; один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
• отсутствует отметка о получении;
• не определены сроки действия договора;
• не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
• не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

• не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
• приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
• раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
• нарушена порядковая нумерация записей;
• содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
• отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
• при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
• неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
• ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
• отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
• в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
• уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet

Учет кадров

Кадровое делопроизводство (второе название – кадровый учет) – деятельность по ведению учета всех изменений в отношениях между работодателем и всеми сотрудниками, осуществляемая по установленному регламенту в соответствии с положениями Трудового Кодекса и первичной документации по кадрам.

В крупных организациях функционалом по ведению учета кадров наделена отдельная служба.

В ряде случаев (при нецелесообразности создания службы) эти обязанности возлагаются на бухгалтерию или офис-менеджера. Малые компании не сталкиваются с необходимостью создания отдела, но в них деятельность по учету кадров ведет сотрудник, не имеющий нужных знаний и квалификации.

Рекомендуем привлекать для ведения кадрового делопроизводства специалистов, имеющих соответствующие знания и опыт.

Элементы кадрового учета

Большая часть документации, связанной с персоналом компании, представляет собой коммерческую тайну или обладает иной юридической ценностью. При рассмотрении трудовых споров в суде, шансы выиграть спор выше у той

организации,где должным образом ведется кадровый учет. Особенно важно грамотное заполнение трудовых книжек, ведь это главный документ, на основании которого рассчитывает стаж работы, влияющий на большинство социальных выплат.

Каким организациям необходимо вести кадровый учет

Услуги по ведению кадрового учета жизненно необходимы компаниям, работающим практически во всех сферах:

• для компаний, оказывающих IT-услуги;
• на крупных производствах, а также в торговых организациях средней численности;
• центры обслуживания и сервиса;
• малые предприятия (до 15 человек) и многие другие.

• Кадровый учет любой организации включает в себя оформление трудовых отношений, составление приказов, разработку должностных инструкций, ведение личных карточек и различных регистров учета.

Оформляя нового сотрудника, необходимо сделать все необходимые копии для формирования личного дела (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет, документ о наличии образования). Хранение личных дел организуется в отделе кадров.

Не позднее 3 дней с момента начала работы с сотрудником должен быть подписан трудовой договор. В нем должны быть отражены условия труда, размер заработной платы и порядок ее формирования (надбавки, доплаты и т.д.). При этом должны быть соблюдены все требования, предъявляемые трудовым законодательством.

проблема, приводящая к многочисленным нарушениям, заключается в том, что все названные выше обязанности возлагаются на специалистов, не имеющих должного опыта.

Стоимость кадрового учета

Обороты, тыс.руб. Стоимость, руб./мес.

До 250	3500
До 500	5500
До 1000	10000
1000-2000	13000
2000-3000	14000
3000-4000	17000
4000-6000	22000
от 6000	По договоренности

Затраты на ведение кадрового учета определяются на основании данных об оборотах денежных средств в вашей организации.

Тарифы на данный вид бухгалтерского обслуживания представлены в таблице.

Компания «МЛБК» оказывает полный спектр услуг, касающихся кадрового учета: оформление операция по приему и увольнению сотрудников, переводу на другие должности, ведение табелей и журналов учета (в том числе воинского), заполнение личных дел и регистрационных данных.

Мы гарантируем высокое качество работ, полное соответствие действующему трудовому законодательству.

Преимущество услуг по ведению кадрового учета перед наймом специалиста в штат

В большинстве случаев ведение кадрового делопроизводства доставляет множество хлопот, ведь количество документов весьма велико (одних только приказов насчитывается около 10 видов).

Чтобы успешно решить эту задачу, целесообразно нанять в штат сотрудника по работе с персоналом. При небольшой численности персонала или отсутствия кандидатов на данную должность ответственным назначается бухгалтер или даже руководитель (если организация малая).

После заключения договора с «МЛБК» необходимость в дополнительных сотрудниках и расходах на заработную плату отпадает.

Мы оказываем широкий спектр услуг по организации и последующему сопровождению кадрового учета.

Кроме того, наши сотрудники рады проконсультировать вас по вопросам трудового права, решить споры между компанией и сотрудниками, разработать прочую документацию с учетом положений действующего трудового законодательства.

Организация учета кадров с нуля!

Кадровый учет в большинстве организаций ведется с нарушениями правил.

Чтобы восстановить его, потребуется намного больше сил, чем организовать все заново.

В таких случаях мы рекомендуем создание системы кадрового учета с нуля.

На протяжении всего срока действия договора кадровый учет в вашей компании будет осуществляться грамотными специалистами, которые будут заполнять все необходимые документы.

Это составление трудовых договоров, внесение записей в трудовые книжки, ведение журналов учета, прочей документации.

Мы гарантируем высокое качество работ, полное соответствие действующему трудовому законодательству.

Для этого специалистами «МЛБК» проводится комплекс мероприятий:

• приобретение литературы и программного обеспечения;
• изучение учредительных документов организации;
• составление перечня документов, которые необходимо разработать однократно и поддерживать в актуальном состоянии;
• оформление полномочий руководителя организации в соответствии с законодательством;
• составление акта, регламентирующего внутренний трудовой распорядок;
• подготовка шаблона трудового договора, заключаемого с вновь принимаемыми работниками;
• подготовка документов, необходимых для текущей деятельности;
• определить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Этапы сотрудничества по кадровому делопроизводству

Оператор обработает ваш запрос и передаст всю информацию нужному специалисту. Далее специалист свяжется с вами и обозначит чем мы можем помочь и какие результаты вы получите.

* При высокой загруженности ожидание звонка специалиста может доходить до 24 часов

Обсуждаем вашу текущую ситуацию, виды и объемы операций, предлагаем варианты решения всех задач.

* Если постановка задач не требует очной встречи, то ускорим процесс любым современным способом коммуникации

Подписываем договор и дополнительное соглашение о конфиденциальности, которые гарантируют полную сохранность вашей информации

* При заключении договора внимательно проверяйте реквизиты подписанта. По любым непонятным вопросам звоните: 8 (499) 404‑01‑91

Изучаем необходимую документацию по компании. Предоставляем взвешенную информацию собственнику. Выполняем свои непосредственные обязанности.

* Закрепляем конкретного специалиста, который будет полностью курировать вас 24/7.

* Мы оказываем полный спектр консалтинговых услуг для бизнеса: выполняем разовые задачи, можем взять на аутсорсинг.

Источник: https://mlbk.ru/uchet-kadrov

Разработка приложения «Система кадрового учета сотрудников» ( работа) по дисциплине “Разработка прикладного программного обеспечения” (стр. 1 из 5)

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический факультет.

Вечернее отделение.

Кафедра “Информационные системы в менеджменте”.

Разработка приложения «Система кадрового учета сотрудников»

(курсовая работа)

по дисциплине “Разработка прикладного программного обеспечения”

Выполнил студент

курс 6 группа 2431

Варченко А.А.

_____________________

(подпись)

Научный руководитель

Бедрина М.В.

_____________________

(подпись)

Работа защищена

“__ “____________ 200_ г.

Оценка_______________

Барнаул 2009

. 2

Введение. 3

1. Предпроектное обследование. 6

1.1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ОПИСАНИЕ.. 6

1.2. Постановка задачи. 6

1.3. Входные и выходные документы.. 7

1.4. Информационная структура ООО “ФЭД”. 8

1.5. Основные бизнес-процессы предметной области. 8

2. Проектирование информационной системы.. 12

2.1 Бизнес модель ООО «ФЭД». 12

2.2 Построение инфологической модели и требования к разработке. 13

2.2.1 Прием на работу. 13

2.2.2 Увольнение. 14

2.2.3 Кадровое перемещение. 15

2.2.4 Кадровые данные о сотруднике. 15

2.2.5 Приказ по отпуску. 16

2.2.6 Больничный лист. 18

2.2.7 Анкета застрахованного лица. 18

2.2.8 Индивидуальные сведения. 19

2.2.9 Заявление на присвоение ИНН.. 19

2.2.10. Прочие документы и отчеты.. 19

3. Программная реализация. 20

3.1 Выбор аппаратной части. 24

3.2 Структура информационной системы.. 24

3.3 Структура базы данных. 27

3.4 Пользовательский интерфейс. 32

3.5. Результат работы информационной системы.. 34

Заключение. 37

Список используемых источников и литературы.. 38

Введение

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышение квалификации и переподготовки кадров. Необходимо не просто заполнить штатное расписание, а подобрать его так, чтобы принятый человек работал наиболее эффективно. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что впоследствии может сказаться на деятельности организации и, в конечном итоге, на их же заработной плате.

Персонал любой организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии и с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников. Характерно и то, что кадры наиболее подвижная часть производительных сил.

Выделяют следующие задачи кадровой службы:

— комплектование организации руководящими работниками и специалистами, рабочими соответствующих профилю предприятия специальностей, профессии, квалификации;

— обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовка резерва для выдвижения работников;

— обеспечение повышения квалификации персонала;

— учет личного состава.

Последняя задача имеет особое значение, так как является наиболее типовой и выполняется любой кадровой службой – от управления кадрами на крупных предприятиях до инспектора по кадрам в небольших организациях. Учет личного состава обязательно ведется даже в мелких организациях, где не выделяется отдельный работник для работы с кадрами, а ее выполняет секретарь, бухгалтер или сам руководитель.

Несомненно, что управление трудовыми ресурсами является одним из важнейших аспектов теории и практики управления. Без нужных людей ни одна организация не может достичь своих целей и нормально функционировать. Хорошо подобранный трудовой коллектив – одна из основных задач руководителя. Только она служит залогом успешной работы организации. Поэтому совершенствование информационной системы кадрового учета путем внедрения новых информационных технологий является актуальной задачей.

Важнейшим достоинством применения БД в информационных системах является обеспечение независимости данных от прикладных программ. Это дает возможность пользователям не заниматься проблемами представления данных на физическом уровне: размещения данных в памяти, методов доступа к ним и т. д.

Задачи, связанные с обработкой данных, широко распространены в любой сфере деятельности. Они ведут учет товаров в супермаркетах и на складах, начисляют зарплату в бухгалтериях и т.д. Невозможно представить себе деятельность современного предприятия или учреждения без использования АИС. Эти системы составляют фундамент информационной деятельности во всех сферах, начиная с производства, управления финансами и телекоммуникациями и заканчивая управлением семейным бюджетом.

Темой данной курсовой работы является разработка базы данных отдела кадров ООО «ФЭД». С появление базы данных можно гораздо убыстрить процесс получения нужных данных, так как с выдачей информации сталкивается множество сотрудников и зачастую приходится дублировать одни и те же данные, изменяя в них лишь, либо фамилию. Создание базы данных позволило бы сохранять множество данных, легко изменять и вводить новые данные, а так же выводить в нужном количестве на экран компьютера.

Актуальность данной работы в том, что в ООО «ФЭД» до сих пор ведется бумажный учет. А данная БД позволит повысить уровень автоматизации и упростить процедуру передачи данных.

Объектом исследования является кадровая служба ООО «ФЭД».

Предметом исследования является технологии проектирования и разработки БД.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) проанализировать бизнес-процессы ООО «ФЭД»;

2) спроектировать информационную систему;

3) разработать базу данных отдела кадров.

1. Предпроектное обследование

1.1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ОПИСАНИЕ

Предметной областью разрабатываемой программы является учет кадров в ООО «ФЭД».

Для анализа предметной области выбрано предприятие, и на её примере исследовались информационные потребности начальника отдела кадров, делопроизводителя, бухгалтера и других пользователей системы.

Данное предприятие занимается розничной продажей различного рода продукции.

В обязанности делопроизводителя входит ведение учёта работников, приём и выдача документации, оформление заявок и регистрация входящих и исходящих документов, своевременное представление отчётов начальнику о суточном изменении количественного состава работников.

После выявления полного перечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработана сложная структура баз данных, основным требованием к которой — были универсальность, логичность, наглядность.

Главными функциями разрабатываемой программы являются учет работников, отображение сведений из личных дел, оформление документов при поступлении на работу или увольнение с неё, подготовка различных форм и отчетов. Отчёт о наличии того или иного работника может выводиться на экран для просмотра, а так же, сохраняться как в приложении Microsoft Word, так и в приложении Excel.

1.2. Постановка задачи

Для того чтобы создать базу необходимы документы и данные, проходящие через начальника отдела кадров. База данных должна иметь наглядный интерфейс, возможность поиска, добавления новых и редактирования уже имеющихся данных. Результатом работы является разработанная и запрограммированная база данных.

При использовании же старых методов хранения данных практически невозможно производить поиск по заданным критериям, а тем более сортировку данных (ввиду большого количества самих данных) и оперативно выдать результат.

Так же необходимо держать довольно-таки большой штат служащих, которые занимались бы поиском нужной информации.

При старом способе хранения данных была бы проблема централизации данных и доступа к ним.

Также, благодаря дружественному интерфейсу программы, повысится удобство работы и, соответственно, производительность труда оператора ЭВМ.

Источник: http://MirZnanii.com/a/278237/razrabotka-prilozheniya-sistema-kadrovogo-ucheta-sotrudnikov-rabota-po-distsipline-razrabotka-prikladnogo-programmnogo-obespecheniya

Ведение кадрового учёта и документооборота в ИП и ООО с нуля пошагово

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного актаи дата его утверждения	Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)	Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).	Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР).	Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).	Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50).	Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558).	Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.

Источник: https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

Ведение кадрового учета

Документы кадрового учета

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Итоги

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета  посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);

Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положение о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа.

Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

• Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/poryadok_vedeniya_kadrovogo_ucheta_na_predpriyatii/

Как организовать и вести кадровый учет на предприятии?

Что такое кадровый учет, как его правильно организовать на предприятии и каков порядок ведения необходимой документации? Кому лучше поручить этот ответственный участок работы – кадровой службе или аутсорсинговой компании?

Кадровый учет персонала и сотрудников

На любом предприятии, даже с минимальным количеством сотрудников, возникает необходимость вести кадровый учет и делопроизводство.

Кадровый учет – что же он собой представляет? Это участок работы любого предприятия, который обеспечивает документальное оформление движения персонала (от приема на работу до увольнения) и организации труда работников.

Кадровый учет сотрудников обязателен для предприятий и организаций любой формы собственности.

Что нужно для грамотного ведения кадрового учета? Прежде всего, потребуется знать трудовое право, следить за изменениями в законодательстве о труде, уметь правильно оформлять всю документацию, то есть владеть навыками кадрового делопроизводства.

Кому поручить кадровый учет?

На многих предприятиях ведение кадрового учета осуществляется кадровой службой или штатным кадровиком, если численность сотрудников невелика. Руководитель при таком варианте может организовать работу в соответствии со своими требованиями и осуществлять контроль.

Но есть и свои минусы – профессионализм кадровика проверяется уже непосредственно в работе, есть риск принять на должность работника, который не будет справляться со своими обязанностями в полной мере.

Потребуется дополнительное обучение на тренинге или курсах, возможно, придется искать более компетентного специалиста.

А это уже второй вариант того, как организовать ведение кадрового учета. Некоторые руководители предпочитают иметь дело с опытными кадровиками, которых им рекомендуют коллеги, проверившие их в деле.

Правда, не всегда рекомендации так уж объективны, и есть риск, что трудовые отношения с внештатным специалистом могут не сложиться.

Сегодня уже многие предприятия выбирают сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями, которые специализируются на кадровых услугах. В таком случае все вопросы – кадровый учет и управление персоналом – поручаются профессионалам, которые несут ответственность за свои действия.

Если выбрана такая организация кадрового учета, главное – найти серьезную компанию и выстроить систему работы с ней.

Организация и ведение кадрового учета

Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.

Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:

1. правилах внутреннего трудового распорядка;
2. штатном расписании;
3. табеле учета рабочего времени персонала;
4. графике отпусков;
5. положении о персональных данных работников;
6. трудовых договорах и соглашениях к ним.

Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.

Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.

Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.

Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).

Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.

Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.

Автоматизация кадрового учета

Ведение кадрового учета – объемный и крайне ответственный участок работы. Сегодня есть возможности наладить эту деятельность, облегчить труд кадровиков и минимизировать риск ошибок благодаря автоматизации.

Разработаны различные программы с разными возможностями, но практически все помогают решать задачи кадрового учета:

1. руководитель может получать в полном объеме информацию о состоянии кадрового учета предприятия, анализировать ее и принимать управленческие решения;
2. кадровики осуществляют работу согласно требованиям трудового права: учитывают движение кадров, ведут учет личных данных персонала, анализируют кадровый состав, осуществляют учет рабочего времени;
3. согласуется работа кадровой службы, расчетного отдела и бухгалтерии, что способствует правильному и своевременному расчету и выплате зарплаты сотрудникам.

Грамотный руководитель не будет игнорировать очевидный факт – кадровый учет имеет первостепенную важность для эффективной работы предприятия, к его правильной организации следует отнестись серьезно и ответственно.

Основные шаги по созданию кадрового учета в только созданной компании — в этом видеосюжете:

Источник: http://megapoisk.com/kadrovyj-uchet-porjadok-vedenija