Перевозка работников предприятия автобусом

Доставка сотрудников на работу

Многие наблюдали картину, когда в определенном месте люди садятся в ведомственный автобус и едут прямо до ворот проходной. Затраты на такую доставку несет организация. Как их отразить в бухгалтерском учете? Можно ли их учесть при налогообложении прибыли? Возникает ли здесь доход, облагаемый ЕСН и НДФЛ? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.

В назначенный час к условленному месту подъезжает ведомственный автобус, который везет собравшихся людей на работу. Подобная картина встречается довольно часто, не правда ли? Многие компании осуществляют доставку своих работников из пункта сбора до места работы и обратно. При этом принятие предприятием подобного решения может быть обусловлено различными причинами.

Иногда это связано со спецификой местонахождения и режима работы предприятия. Например, предприятие расположено за городом или в промышленной зоне, куда не ходит общественный транспорт. А может, смена у работников начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт не работает. Тогда уж без служебного транспорта не обойтись — иначе многие работники попросту не доберутся до работы.

В других случаях такая мера не является «жизненной» необходимостью. Просто предприятие заботится о своих работниках, обеспечивая им комфортные условия по пути на работу и обратно.

Обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно может быть установлена коллективным и (или) трудовым договором или не предусмотрена таковым (таковыми).

Чаще всего работники пользуются служебным автобусом бесплатно. В том случае, если организуются специальные маршруты автобусов для доставки работников, с них может взиматься (частично или полностью) плата за проезд.

В бухгалтерском учете затраты на доставку работников до места работы и обратно, на наш взгляд, всегда отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в составе расходов по обычным видам деятельности по статье прочие затраты.

Налог на прибыль

Расходами организации согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, прямо перечисленных в ст. 270 НК РФ.

В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ предприятие вправе включить расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом:

1. в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей производства;
2. в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, если обязанность работодателя по оплате проезда работнику установлена трудовым и (или) коллективным договором.

В иных случаях указанные расходы не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Что подразумевается под технологическими особенностями производства, Налоговый кодекс РФ не разъясняет. Учитывая, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения и неясности налогового законодательства толкуются в пользу налогоплательщика, можно трактовать это понятие достаточно широко.

В качестве примера рассмотрим атомную электростанцию. В силу специфики производства АЭС располагается в зоне, безопасной для проживания людей, т.е. на значительном расстоянии от населенных пунктов. Добраться до нее можно только служебным транспортом или на личном автомобиле. Поэтому затраты на доставку работников к месту работы и обратно для АЭС обусловлены технологическими особенностями производства.

К числу технологических особенностей можно отнести и непрерывный цикл производства, когда предприятие работает круглосуточно, чаще всего в многосменном режиме. Причем смена может начинаться или заканчиваться в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В такой ситуации добраться на работу или с работы можно только личным транспортом или на такси. Однако далеко не все работники имеют личный автомобиль.

Следовательно, предприятие вынуждено нести затраты по доставке работников на работу и с работы или оплачивать им стоимость проезда на такси. Данные затраты могут быть квалифицированы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Обоснованность включения этих затрат в расходы может быть зафиксирована в локальном нормативном акте предприятия. В нем следует указать также время работы служебного транспорта, его маршрут и т.д.

Расходы на доставку работников в иное время (в часы работы общественного транспорта) не могут быть признаны экономически оправданными, а следовательно, предприятие не сможет учесть их для целей налогообложения прибыли (при условии, что они не предусмотрены коллективным и (или) трудовым договором).

А как быть предприятиям, расположенным «на выселках» не в силу требований закона, а исключительно по доброй воле?

Например, организация арендует офис или склад на территории промышленной зоны или в населенном пункте, который не обслуживается городским транспортом. Вправе ли организации относить на расходы затраты на перевозку работников в этом случае?

На наш взгляд, вправе. Ведь организация несет расходы в связи с производственной необходимостью. Следовательно, эти расходы являются обоснованными.

Источник: https://printscanner.ru/dostavka-sotrudnikov-na-rabotu/

Доставка сотрудников к месту работы и обратно. Отражение в бухучёте

Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее. И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.

Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Правовое обеспечение

Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.

Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.

Как можно организовать доставку

У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.

1. Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
2. Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
3. Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

1. Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
   • удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
   • неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
   • график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
   • предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
   • характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).

   ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.

2. Работодатель прописал обязанность по доставке в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. Если производственной необходимости доставки при этом нет, то нужен будет персональный учет доставляемых работников с целью удержания с них НДФЛ и страховых взносов (поскольку, не тратясь на доставку, они получают определенный дополнительный доход).

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.

Налоговый учет трат на доставку персонала

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Доставка ведомственным транспортом

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

• при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
• налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
• начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
• НДФЛ не начисляется;
• страховые взносы не начисляются.

ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.

Доставка договорной транспортной компанией

Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:

• при налоге на прибыль траты следует учесть как «прочие расходы»;
• НДС принимается к вычету (имеется в виду входной налог на добавленную стоимость, начисляемый на услуги по договору с транспортной компанией);
• НДФЛ и страховые взносы также не начисляются.

Отражение доставки персонала в бухучете

С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:

• при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/dostavka-na-rabotu-i-obratno/

Обязательное лицензирование автобусных перевозок с 1 марта 2019 года

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье будут рассмотрены изменения, которые вносятся в Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» и в Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» с 1 марта 2019 года.

Рассматриваемые нововведения относятся к лицензированию автобусных перевозок и могут быть интересны для всех организаций, имеющих в своем распоряжении автобусы:

Лицензирование автобусных перевозок

Первое важное изменение внесено в статью 12 закона «О лицензировании отдельных видов деятельности»:

1. В соответствии с настоящим Федеральным законом лицензированию подлежат следующие виды деятельности:…

24) деятельность по перевозкам пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более восьми человек (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется по заказам либо для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя);

1. В соответствии с настоящим Федеральным законом лицензированию подлежат следующие виды деятельности:…

24) деятельность по перевозкам пассажиров и иных лиц автобусами.

В целях настоящего Федерального закона лицензирование не осуществляется в отношении перевозок, выполняемых автобусами пожарной охраны, скорой медицинской помощи, полиции, аварийно-спасательных служб, военной автомобильной инспекции, федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности, федерального органа исполнительной власти в области государственной охраны, Вооруженных Сил Российской Федерации, войск национальной гвардии Российской Федерации, следственных органов Следственного комитета Российской Федерации, а также в отношении перевозок, выполняемых автобусами без использования автомобильных дорог общего пользования;

До 1 марта 2019 года не требуется получение лицензции в следующих случаях:

• перевозки пассажиров по заказам;
• перевозки для собственных нужд организации.

Начиная с 1 марта 2019 года перечень исключений выглядит по-другому:

• автобусы:
  • пожарной охраны,
  • скорой медицинской помощи,
  • полиции,
  • аварийно-спасательных служб,
  • военной автомобильной инспекции,
  • федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности,
  • федерального органа исполнительной власти в области государственной охраны,
  • Вооруженных Сил Российской Федерации,
  • войск национальной гвардии Российской Федерации,
  • следственных органов Следственного комитета Российской Федерации,
• перевозки, выполняемые автобусами без использования автомобильных дорог общего пользования;

То есть лицензирование не требуется только для автобусов государственных служб, а также для перевозок по территориям предприятий (например, по большим заводам или карьерам).

Во всех остальных случаях требуется лицензирование.

Например, если служебный автобус организации собирает работников по городу и привозит их на место работы, то с 1 марта 2019 года такому автобусу требуется лицензия.

Еще один пример. Экскурсионный автобус, который выполняет поездки по заказам или используется для организованных перевозок детей. С 1 марта на него также требуется лицензия.

Третий пример. Школьный автобус, который собирает детей по сельским населенным пунктам и привозит их к месту учебы. Лицензия нужна и на него.

Примечание. Если автомобиль, который по документам является автобусом, не используется для перевозки людей, то есть водитель ездит в нем в одиночку, то лицензия не требуется.

Срок получения лицензии

Что касается срока получения лицензии, то в соответствии со статьей 6 ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования лицензирования деятельности по перевозкам пассажиров и иных лиц автобусами» на оформление документа отводится 120 дней. Т.е. лицензия должна быть получена до 29 июня 2019 года.

Что касается организаций, которые до 1 марта 2019 года не осуществляли деятельность по перевозке пассажиров, то они должны оформить лицензию до начала перевозок.

Особенности получения лицензии на автобус

В федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», добавлена новая статья 3.2, в которой описаны особенности лицензирования автобусных перевозок:

5. Осуществление лицензируемого вида деятельности с использованием транспортных средств, сведения о которых не включены в реестр лицензий, запрещается.

Данный пункт говорит о том, что сведения обо всех автобусах, используемых для перевозок людей, должны быть включены в специальный реестр лицензий.

То есть кроме оформления самой лицензии нужно внести сведения о каждом автобусе в специальный реестр.

2. Включение в реестр лицензий сведений о приобретенных лицензиатом для осуществления лицензируемого вида деятельности дополнительных транспортных средствах, исключение сведений о транспортных средствах из реестра лицензий осуществляются на основании заявления лицензиата в порядке, установленном положением о лицензировании соответствующего вида деятельности, с учетом положений настоящей статьи.

Включение автобуса в список требуется для того, чтобы начать перевозки пассажиров на этом автобусе.

Что касается исключения автобуса, то его следует выполнить перед продажей транспортного средства. Ведь в противном случае новый собственник не сможет использовать данный автобус для перевозок:

Основаниями для отказа во включении этих сведений в реестр лицензий являются:…

2) представление заявления в отношении транспортного средства, которым в соответствии со сведениями, включенными в реестр лицензий, владеет другой лицензиат.

3. К заявлению о включении в реестр лицензий сведений о приобретенных лицензиатом для осуществления лицензируемого вида деятельности дополнительных транспортных средствах прилагаются документы, подтверждающие право владения указанными транспортными средствами.

Что касается сроков включения автобуса в реестр, то на это у лицензирующего органа есть 3 рабочих дня:

Данное заявление должно быть рассмотрено лицензирующим органом в течение трех рабочих дней со дня получения. В этот же срок лицензирующий орган направляет лицензиату в порядке, установленном положением о лицензировании соответствующего вида деятельности, выписку из решения о включении сведений об указанных в заявлении транспортных средствах в реестр лицензий или уведомление об отказе во включении данных сведений в реестр лицензий.

То есть в течение трех дней заявление должно быть рассмотрено, а заявителю должен быть направлен документ, содержащий результаты рассмотрения.

Что касается полного порядка получения лицензии на автобус, то он рассмотрен в рамках отдельной статьи на pddmaster.ru:

Как получить лицензию на автобус?

Штрафы за отсутствие лицензии на автобусе

Штрафы за отсутствие лицензии при перевозке людей в автобусе предусмотрены статьей 14.1.2 КоАП и составляют:

Нарушение	Наказание
Отсутствие лицензии	для граждан и должностных лиц — 50 000 рублей;для индивидуальных предпринимателей — 100 000 рублей; для юридических лиц — 400 000 рублей.
Повторное отсутствие лицензии	те же самые штрафы, но с конфискацией транспортного средства, либо административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Обратите внимание, штрафы весьма внушительные. Так что если в Вашей организации есть автобусы, следует заняться получением лицензии и включением указанных автобусов в специальный реестр.

Удачи на дорогах!

Источник: https://pddmaster.ru/novoe/licenzirovanie-0319.html