Оптимизация бизнес процессов малого бизнеса

Оптимизация бизнес-процессов для чайников на примерах

Оптимизация бизнес-процессов — это набор дел, которые можно сделать, чтобы бизнес-процесс работал лучше. Что значит лучше, что это за действия и как их сделать читайте в этой статье. Она большая, приготовьтесь.

 Внимание, упрощение! В статье упоминается оптимизация. В математическом смысле это поиск экстремума функции при заданных ограничениях. В процессах надо бы еще и найти идеальный граф (схему) по которому следует пройти процессу, чтобы быть оптимизированным. К сожалению, количество всех возможных графов не определено, поэтому оптимизация (в математическом смысле) процессов невозможна. Поэтому в статье под оптимизацией понимаются просто улучшения. ¯\_(ツ)_/¯

Что такое бизнес-процесс

Оптимизация бизнес-процессов требует наличия этих самых процессов. Процесс — это последовательность действий, направленная на получение ценности для заказчика процесса.

Например, вы заказали диван через интернет с доставкой. Диван, который стоит у вас дома — это ваша цель. А у интернет-магазина есть бизнес-процесс, который в итоге должен вам диван довезти.

Процессы можно рисовать (моделировать, подробнее о том как начать это делать) по-разному. Я советую BPMN — это такой набор значков и правил их применения, он одновременно понятный и выразительный. Можно рисовать сложно и передать все нюансы, а можно рисовать просто,чтобы поняли вообще любые люди.

Вот так может выглядеть бизнес-процесс в BPMN

Для оптимизации потребуется картинка процесса и историческая информация о том, как он работает. Картинку можно получить поговорив с коллегами или читая регламенты. Историческая информация разбросана по информационным системам типа 1С, Битрикса, ERP или эксель файлам. Информацию оттуда можно достать с помощью process mining.

Что можно оптимизировать

Оптимизация бизнес-процессов подразумевает, что нам что-то не нравится. Не нравится нам могут:

• Скорость:
• Долго делают конкретную заявку.
• Большая очередь для того, чтобы заявку вообще взяли в работу.
• Стоимость:
• Дорого запустит процесс в работу первый раз.
• Большие затраты на зарплаты внутри.
• Нет заявок. Оборудование, люди и процесс простаивают.
• Отсутствие контроля — когда непонятно, кто что делает и где конкретные заявки.

Оптимизация бизнес-процессов требует, чтобы вы поняли, что вам не нравится. Вам нужна цель, выраженная в числах (именно тут будет полезна историческая информация). Иногда целью может быть один пункт, но часто они связаны. Например:  менеджер долго перебивает заявку из почты в 1с, а мы ему еще и платим за это зарплату.

Оптимизация бизнес-процессов — главный секрет

Если менеджер долго перебивает заявку в 1с, а мы ему за это платим деньги — кажется логичным эту задачу заменить автоматизацией. Но автоматизация тоже стоит денег, сил и времени.  Практически у каждого действия, которые мы можем предложить как оптимизацию, есть положительные и отрицательные эффекты.

Оптимизация бизнес процессов это игра с ненулевой суммой: это значит что можно предпринимать такие действия, которые что-то улучшают сильнее, чем портят.

Предоставьте, что у ваших действий есть характеристика А, которая измеряется в «полезностях». Она состоит из пользы минус вред.

А=Польза-Вред.

При этом таких А у вас много:

А1=Польза1-Вред1.

и сами «пользы» и вредности состоят в каких-то своих отношениях

Польза=Польза*4/Польза1*Вред2.

Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов — найти такие отношения и выбрать самые лучшие А в граничных условиях и целях оптимизации.

Граничные условия — это, например, деньги. Всю неэффективность в процессах можно засыпать деньгами, приставив к каждому клиенту по персональному менеджеру с MBA. Только клиенты не будут за это платить деньги, если им это не нужно.

Поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.

Как внедрять оптимизацию бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов сложная задача — сесть и понять все связи в бизнесе за раз и придумать идеальный процесс невозможно — связей слишком много. А если сесть и все таки начать во всем разбираться, то информация, полученная в начале изучения станет неактуальной. Поэтому необязательно пытаться найти связи аналитически, делать это можно и эмпирически.

Для понимания того, работают ли наши действия и какие существуют связи мы можем проводить эксперименты: ставим небольшую цель оптимизации, понимаем в цифрах ее значение сейчас и понимаем кого значения хотим добиться. А после осуществляем наш эксперимент и смотрим что получилось.

Например, хотим сократить скорость обработки запроса на диван. Сейчас это 96ч. В качестве действия решили заранее готовить каркасы самых популярных моделей. В итоге сократили срок до 78 ч. Хорошо это или нет? Кажется да, но у нас вырастут запасы готовых каркасов — а это замороженные деньги.

Ускорение процесса.

Немного капитальных затрат на реализацию изменений.

Всегда, процессы по-умолчанию должны проходить такую оптимизацию.

Это задача о кратчайшем пути, есть несколько вариантов её решения.

Схема без оптимизации кратчайшего пути

Самый простой в контексте бизнес-процессов — идти справа-налево, рассматривать каждую задачу и задавать вопрос «От выполнения каких других задач зависит эта задача?» и рисовать такие связи на схеме. При этом транзитивные связи не учитываются. Таким образом можно обнаружить другую последовательность задач, которую можно выполнить параллельно.

Схема с оптимизацией кратчайшего пути

5.Ближе к клиенту (оптимизация уровня среды)

Находится там, где наш клиент непосредственно думает о покупке, формулирует потребность или ждёт от нас обратную связь.

1. Увеличение трафика процесса.
2. Сокращение срока выполнения процесса.
3. Повышение лояльности.

1. Увеличение операционных затрат.

1. До клиента приходится добираться, чтобы оказать услугу.
2. Существуют места, где повышенная концентрация клиентов.

Страховая компания занималась расследованиями ДТП: клиент звонил и называл адрес ДТП, а на место выезжал инспектор. Он ехал долго, клиентам не нравилось. Страховая компания проанализировала самые частые места ДТП и пустила инспекторов колесить по ним. Таким образом существенно сократился срок приезда инспектора, потому что он оказался ближе к клиенту.

6. И еще немного банальных оптимизаций

• Исключить действия в процессе, которые не используются далее.
• Объединить несколько последовательных задач от разных сотрудников в одну и сделать сотрудника более универсальным.
• Облегчить выполнение конкретных задач для сотрудников, сделав удобные подсказки, чек-листы, интерфейсы.
• Собирать всю важную информацию на самом старте процесса, а не вытягивая её по чуть-чуть из потребителя.
• Вынести задачи на аутсорс.
• Взять аутсорсинговых задач на свой процесс.

Как вы видите, оптимизации часто существуют парами — выбор той или иной оптимизации зависит от граничных условий и задачи.

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Много идей и принципов придумывания оптимизации можно почерпнуть в теории решения изобретательских задач.  Философическую составляющую оптимизации процессов можно изучить в диалектике. Математическую составляющую можно найти в оптимизационных задачах, теории графов , сетях Петри. 

Источник: https://bpmn2.ru/blog/optimizacia-bizness-processov

Оптимизация бизнес-процессов компании: методы, системы и анализ

Принимая решение о том, в какой отрасли строить свой бизнес, невозможно наперед спрогнозировать все риски, особенности и недостатки рынка. Любой рынок – это динамика в лучшую или худшую сторону, поэтому нужно уметь правильно и своевременно проводить процессы оптимизации для реорганизации существующей концепции ведения бизнеса.

Оптимизация работы начинается с определения задач. Чтобы провести эффективную работу по улучшению уже существующего проекта, необходимо изначально определиться с целью: для чего нужна оптимизация, какая ее роль, на каком этапе целесообразно проводить улучшение, и какой итог всей кампании.

При удовлетворительной работе предприятия, руководитель интуитивно понимает, что можно обслуживать клиентов быстрее, качественнее, охватить больший объем потенциальной клиентской базы. Для этого нужно провести комплекс работ, которые направлены на улучшение работы каждого сотрудника, отдела, центра ответственности. Оптимизация бизнеса необходима в таких случаях:

• при необходимости увеличить производительность предприятия;
• для увеличения качества обслуживания;
• в случае высокой конкуренции на рынке;
• для модернизации отдельных процессов компании, которые будут отвечать новым требованиям;
• для увеличения доходности;
• при необходимости сократить рабочие места, но увеличить производительность всего бизнеса;
• при расширении бизнеса;
• в случае сокращения производительности;
• для планового усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Работы по проведению оптимизации бизнеса проводятся на любом этапе развития. Однако, чаще всего, такие действия имеют четкую структуру, которая помогает увидеть текущие проблемы и методы их устранения.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Топ-менеджеры не должны проводить оптимизацию процесса в собственной компании. Это дело профессиональных структур, которые получили образование, владеют технологиями оптимизации, имеют опыт в проведении методик эффективного улучшения бизнеса.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

• продолжительность бизнеса;
• эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
• количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
• успехи на рынке за время существования;
• риски рынка;
• особенности ведения бизнеса, его специфика;
• ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему». То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса. На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

• продолжительность бизнеса;
• количество персонала;
• специфика рынка;
• конкуренция;
• ценовая политика салона;
• наличие привлекательных моментов для покупателя;
• качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил. То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация». Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы. В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах. Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса. В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл. По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли. Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента. По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Методы, которые помогут оптимизировать бизнес

Пошаговая оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в литературе М. Хаммера и Дж. Чампи.

До сих пор монография «Business process reengineering» считается лучшим материалом обучения для реструктуризации бизнеса. Однако с развитием рынка и бизнеса, в целом, появляются новые, более современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Метод оптимизации инжиниринг

Инжиниринг – комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса. При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.

Специалисты, которые предоставляют услуги инжиниринга, обязаны иметь высшее инженерное, управленческое образование. Консультации данного характера подразумевают знания в области инженерии, а потому без специального образования получить конструктивную и полезную помощь невозможно.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг – это полный отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса. Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых мест», объединения работ нескольких отделов в один. Риск – возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Реинжиниринг является лучшим вариантом в том случае, если существующий бизнес не приносит реальной прибыли, стоит вопрос либо о банкротстве, либо об усовершенствовании существующего бизнеса. По сути, стоит быть готовому к тому, что производство на некоторое время нужно будет приостановить.

Метод непрерывного совершенствования (CPI)

Системы оптимизации бизнеса необходимо постоянно совершенствовать, подстраивать под новые потребности развивающего бизнеса. CPI-метод позволяет произвести планирование процесса таким образом, чтобы усовершенствовать все его этапы. Методология управления процессами – это основа планирования для динамического рынка, который сложно предугадать. Отличается такой метод тем, что весь процесс оптимизации является длительным, а производственный процесс не прекращается, а просто постепенно усовершенствуется.

Метод Total Quality Management

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов – это обязательный момент в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, продуктивности всего бизнеса.

Источник: http://arprime.ru/optimizacia/optimizatsiya-biznes-protsessov-kompanii-metody-sistemy-i-analiz

Оптимизация бизнес-процессов компании

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Система оптимизации бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

• Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
• Снижение себестоимости изделия или услуги;
• Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
• Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
• Высвобождение ресурсов для развития компании;
• Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

• На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
• Отсутствует контроль ключевых операций;
• Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
• Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
• Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
• Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях.

Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.
Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты.

Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

• Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
• Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
• Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
• Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
• Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
• Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
• Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.
После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

1. Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
2. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
3. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
4. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
5. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

• Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
• Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
• Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
• Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
• Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
• Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
• Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Источник: материалы сайта wiseadvice-it.ru

Источник: https://blog.iteam.ru/optimizatsiya-biznes-protsessov-kompanii/

Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговое руководство

В деятельности компании неизбежно наступает момент, когда руководство задумывается об оптимизации ее бизнес-процессов. Нередко это происходит уже после крупных финансовых потерь, например, когда резко возрастает себестоимость производства или не удается выиграть тендер из-за несвоевременной подготовки документов для подачи на конкурс.

Опытные менеджеры предвидят реализацию подобных сценариев и стараются держать ситуацию под контролем. Если вы видите риски потери эффективности и хотите превентивно устранить их, данная статья поможет вам освежить в памяти основные аспекты оптимизации бизнес-процессов компании.

Шаг 1. Определение целей оптимизации бизнес-процессов компании

Часто спрашивают, зачем это делать, ведь и так понятно, что процессы «должны выполняться быстро и стоить дешево». Я позволю себе не согласиться с тем, что именно это – цель оптимизации.

Давайте вспомним «5 почему?» – один из приемов мозгового штурма, позволяющий найти истинную причину практически любой проблемы. Попробуем его применить, изменив «почему» на «зачем», и посмотрим на примере, как это работает.

1. Зачем мы хотим оптимизировать процесс оформления накладных?
   Чтобы ускорить отпуск материалов со склада.
2. Зачем ускорять отпуск материалов со склада?
   Чтобы избежать простоев в производстве.
3. Зачем нужно избегать простоев в производстве?
   Чтобы увеличить выпуск продукции за единицу времени.
4. Зачем нужен рост производительности?
   Для увеличения объема продаж.
5. Зачем увеличивать объем продаж?
   Чтобы получить дополнительную прибыль в отчетном году.

Какой вывод можно сделать из полученных ответов? Истинной целью является выполнение КПЭ по росту прибыли. Становится очевидным, что для достижения этой цели улучшение процесса оформления накладных будет явно недостаточным. Следовательно, необходимо определить все драйверы влияния на прибыль и включить в содержание оптимизационной задачи и другие процессы, работающие на рост целевого показателя.

Возможна и другая ситуация:

1. Зачем мы хотим оптимизировать процесс оформления накладных?
   Чтобы ускорить отпуск материалов со склада.
2. Зачем ускорять отпуск материалов со склада?
   Чтобы избежать простоев в производстве.
3. Зачем нужно избегать простоев в производстве?
   Чтобы увеличить выпуск продукции за единицу времени.
4. Зачем нужен рост производительности?
   Незачем. Текущий спрос на продукцию и так не превышает имеющегося объема производства.

   Мы обнаружили, что цель оптимизации бизнес-процессов компании изначально была определена неправильно. Но процесс оформления накладных нас все равно не устраивает. Продолжим искать истину. Вопросов «зачем» при этом может понадобиться и больше:

5. Так зачем все-таки нужно оптимизировать процесс оформления накладных?
   Чтобы снизить трудоемкость процесса и выполнять процесс, привлекая меньшее количество человек.
6. Зачем нужно сокращать штат складских работников?
   Чтобы добиться экономии затрат.
7. Зачем нам требуется экономия?
   Чтобы снизить себестоимость продукции.
8. Зачем необходимо снижение себестоимости?
   Чтобы иметь возможность завоевывать рынок за счет ценовой борьбы (через снижение отпускных цен на продукцию без потерь в рентабельности).

Получается, что потянув за одну ниточку (оформление накладных), мы обнаружили, что цель намного масштабнее, чем отладка локального процесса.

Корректное целеполагание оптимизации бизнес-процессов компании позволит вам правильно сосредоточить усилия, не распыляя ресурсы на выполнение ложных задач.

Кроме того, иногда вы можете обнаружить, что какие-то из процессов надо не упрощать, а, наоборот, усложнять. Например, включение дополнительных контрольных процедур в процесс согласования платежей может повысить эффективность оперативного управления финансами и блокировать риски несанкционированного оттока денежных средств.

Шаг 2. Определение элементов бизнес-процесса

Любой процесс характеризуется рядом признаков, каждый из которых в ходе оптимизации может быть подвергнут корректировке:

• объект (иерархия объектов) процесса;
• субъекты – участники процесса;
• входы и выходы процесса в целом и каждой функции, выполняемой в рамках процесса;
• ресурсы, необходимые для выполнения процесса / функции.

Рассмотрим их по порядку.

Объекты процесса определяют, чем именно управляют его участники в ходе выполнения своих функций. Ключевое слово здесь – управляют. Например, бухгалтер практически не влияет на возможность получения оригиналов первичных документов. Значит, оптимизируя учетные процессы, необходимо рассматривать и процессы документооборота. А это уже другой процесс, другие участники, другие ресурсы.

Говоря о субъектах процесса, необходимо не только их назвать, но и четко идентифицировать для каждого субъекта:

• его роль (роли);
• КПЭ по зонам ответственности;
• способ измерения того, насколько полно выполнен КПЭ в каждой зоне ответственности.

При оптимизации бизнес-процессов компании определение ролей необходимо выстраивать в логике матрицы RASCI, где: R – ответственность, А – согласование, S – поддержка, С – консультирование, I – информирование (кого информируют о результате).

В применении модели RASCI есть принципиально важный момент. Ответственность (R) должна быть единоличной. Если за выполнение большого процесса отвечает сразу несколько человек, то его необходимо декомпозировать на подпроцессы, функции или задачи таким образом, чтобы в каждом звене процесса был только один ответственный. Легко догадаться, к чему может привести несоблюдение данного принципа. Коллективная ответственность всегда является размытой. Это прямая дорога к срыву выполнения задач.

Распределяя ответственность, необходимо четко формулировать, за что конкретно будет отвечать тот или иной сотрудник. Результат любого действия должен в чем-то измеряться. Это может быть нулевое количество рекламаций, соблюдение регламентных сроков и т.д. Зная свой КПЭ, субъект процесса будет стремиться его выполнить.

В отношении элемента А (функция согласования результата процесса) столь жесткого ограничения нет. Однако в идеальном случае согласующий тоже должен быть один. Конечно, допустимо и коллективное согласование. Но это влечет за собой риск затягивания сроков выполнения процесса. Иногда этот риск оправдан (например, при согласовании крупных сделок), но чаще – нет.

К ролям S, C, I жестких требований нет. Но, распределяя их, в любом случае надо применять здравый смысл и не перегружать процесс избыточным количеством участников.

Теперь давайте остановимся на входах и выходах бизнес-процессов. В их правильном определении кроются, на мой взгляд, самые значимые возможности для устранения зон неэффективности. Именно на этом этапе нужно выявить и ликвидировать лишние шаги бизнес-процесса или скорректировать их очередность.

Представим, что товарная накладная поступает на склад, затем передается в службу МТО для регистрации закрытия процедуры закупки, оттуда – в производственные службы для информирования об изменениях в наличии сырья, и лишь после этого – в бухгалтерию. Казалось бы, лишних звеньев в этой цепочке нет. Каждому участнику действительно нужна информация о поступивших ТМЦ. Но при этом к учету материалы принимаются с опозданием, иногда документ «теряется» по пути в бухгалтерию.

Но оригинал накладной можно со склада отправлять сразу к бухгалтеру, а копии – одновременно в снабженческую и производственную службы. Ведь им оригинал не нужен, важна сама информация, содержащаяся в накладной. Цикл процесса при этом сокращается вдвое, а качество выполнения возрастает.

Анализируя входы – выходы процессов вы можете столкнуться и с обратной ситуацией: с разрывами в шагах процесса, когда вход для одного шага не является выходом из какого-либо из предыдущих шагов.

Этого можно избежать при распределении ролей между участниками процесса. Помните букву I (информирование) в матрице RASCI? По сути, это потребитель результата процесса. Если процесс имеет несколько выходов, то потребителей результата тоже может быть несколько.

Выходы не должны вести «в никуда». Если нет потребителя, значит, процесс выполняется бесцельно, результат никому не нужен. От таких процессов необходимо избавляться.

Теперь рассмотрим обеспечение выполнения процессов. Основной задачей здесь является не столько определение необходимых ресурсов, сколько честные ответы на вопросы:

• Стоит ли цель процесса тех затрат, которые необходимы для ее достижения?
• Возможно, лучше изменить цель или вообще отказаться от нее?
• Если цель того стоит, каков ее приоритет среди целей других процессов?

Отмечу, что под ресурсами надо понимать не только денежные затраты на персонал и материальное обеспечение, но и время (которое, кстати, является единственным невосполнимым ресурсом).

В рамках оптимизации бизнес-процессов компании, решая вопрос стоимости процесса, крайне полезным будет промоделировать различные сценарии и сравнить их. Какой вариант окажется быстрее, дешевле, проще в реализации? Именно на основе такого анализа принимаются решения о выводе функций на аутсорсинг, об изменениях бизнес-модели компании, о необходимости автоматизации, о сокращении штата и т.п.

Шаг 3. Дробление бизнес-процессов

Не так важно, кто придумал конвейер (Генри Форд в первой половине ХХ века или Эли Уитни в конце ХVIII). Главное – успешно применять конвейерные принципы в своей деятельности.

Частой ошибкой является выполнение сложного процесса «под ключ» одним подразделением или сотрудником. Например, когда высококлассный юрист, проверяя поступившие к нему проекты договоров, вынужден обращать внимание не только на сложные условия контрактов, но и уточнять реквизиты сторон, правомочия подписантов, это неизбежно приведет к снижению производительности его труда и падению качества работы.

Для оптимизации бизнес-процессов компании гораздо правильнее поставить часто повторяющиеся «технические» и простые операции на поток, поручив их выполнение менее дорогим специалистам. Грамотное делегирование обязанностей и полномочий поможет ускорить процессы и снизить трудоемкость их ведения без потери качества.

Шаг 4. Реализация изменений

Итак, вы определили целевую модель бизнес-процессов. Теперь ее необходимо перенести из теоретической плоскости в практическую.

Для этого все изменения нужно оперативно отразить во внутренних регламентах компании, должностных инструкциях сотрудников, графике документооборота и сделать обязательными для исполнения.

Как видите, приемы оптимизации бизнес-процессов компании не так уж сложны. Самое трудное в их применении – сама готовность компании к изменениям. Иногда требуется сильная административная воля руководства, чтобы отказаться от рудиментарных процессов, которые «исторически сложились».

В заключение хочется сказать, что работа по оптимизации бизнес-процессов компании является довольно трудоемкой. Поэтому, приступая к ней, вам, помимо целей, задач и рамок, нужно четко определить сроки завершения, обеспечить вовлеченность и содействие участников. И тогда все получится!

Елена Юрина руководитель отдела финансового консалтинга компании IBS Ссылка на статью Финансовый директор, 15.09.2016 Другие публикации и комментарии эксперта

Источник: https://www.ibs.ru/media/media/optimizatsiya-biznes-protsessov-kompanii-poshagovoe-rukovodstvo/

Современные методы оптимизации бизнес-процессов организации

Понятие «оптимизация бизнес-процессов» появилось очень давно, так же, как и компании, помогающие эффективно организовать работу малого бизнеса. На сегодняшний день существует множество структур, обучающих руководителей способам оптимизации бизнес-процессов в ситуации, когда предприятия не могут справиться самостоятельно, как поясняет Наталья Орлова, генеральный директор Группы компаний TDI.

Несмотря на то, что тема существует очень давно, а ее актуальность не вызывает вопросов, сейчас она приобретает новые очертания. Это связано с изменениями рынка, потребляемых услуг и снижением прибыльности бизнесов.

Многие компании сталкиваются с осознанием того, что перемены жизненно необходимы для того, чтобы остаться на плаву и развиваться, но далеко не все из них представляют, в чем именно должны заключаться эти перемены. Какое звено в цепочки стоит заменить или устранить, чтобы получить максимальную отдачу. Причем, в большинстве случаев, изменения предполагают не просто увеличение эффективности существующих процессов, а трансформацию их структуры.

Соответственно, известные методы оптимизации бизнес-процессов могут в организации не работать, так как часто исходят из анализа существующих схем и не предполагают коренной модернизации.

Поэтому самым ценным навыком в оптимизации сегодняшнего дня для компании будет нестандартное мышление, понимание потребностей и инсайтов клиентов того или иного бизнеса.

Только человек, который имеет четкое представление о том, какой продукт или результат и в каком конкретно виде будет интересен потребителю, сможет найти оптимальный путь достижения цели. Это требует смелости, креативного мышления и, что немаловажно, готовности инвестировать в проект. Изменение схемы управления, как правило, требует значительных вложений.

Сейчас в России достаточно мало специалистов, способных разрабатывать и внедрять подобные решения.

Ключевой вопрос: «С чего же стоит начать?». Начинать всегда следует с одного и того же — определить и зафиксировать идеальный конечный результат. Далее рассматривать все доступные способы, включая автоматизацию, которые способны к нему привести.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Оптимальными методами оптимизации бизнес-процессов можно считать:

• сокращение затрат;
• сокращение персонала и замена его на автоматизированные системы, например, CRM (снижает издержки, обеспечивает постоянство процессов за счет отсутствия человеческого фактора);
• внедрение систем сбора и анализа данных;
• пересмотр цепочек и сценариев самих процессов;
• дробление процессов на более мелкие сегменты и замена персонала узкоспециализированными специалистами, каждый из которых будет отвечать за свой элемент цепочки;
• подбор креативных кадров.

Методов существует великое множество, но секрет эффективности заключается в том, что ни один из них не работает сам по себе. Только удачная комбинация, выполненная согласно пошаговому руководству, может дать желаемый результат.

Для того, чтобы подобрать оптимальное соотношение методов или модернизировать уже известную схему оптимизации бизнес-процессов для данной конкретной компании, нужно обладать богатым опытом и учитывать множество факторов: направление деятельности, численность штата, взаимоотношения в коллективе, приоритеты и направления развития бизнеса и т.д.

Современные подходы к оптимизации бизнес-процессов

Наталья Сторожева, генеральный директор «Центра развития бизнеса и карьеры», рассказывает, что для современной компании при оптимизации процессов основная цель – снизить расходы и повысить эффективность работы. В этом случае объективно неизбежна масштабная автоматизация, особенно в сфере бизнеса.

Предприниматели стремятся заменить дорогой человеческий труд на автоматический, механизированный, электронный. При этом автоматизация процессов не предполагает простое замещение людей механизмами, это постепенное определение рутинных, повторяющихся операций в любой профессии и передача их в ведение электроники.

Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Востребована автоматизация процессов у бухгалтеров, делопроизводителей, HR-специалистов, логистов, управляющих складскими и транспортными процессами в компаниях.

Примеры оптимизации бизнес-процессов:

• Установка в бухгалтерии программы «Банк-клиент» и подключение ТКС существенно упрощает работу специалистов.
• Программы-консультанты помогают готовить квартальную и годовую отчетность, вести аналитику.
• В рекрутинге для первичных звонков кандидатам на массовые позиции используются чат-боты.
• Эйчары, используя специальные программы и приложения, ведут кадровый учет, планируют выплату премий, график отпусков, аттестаций, курсов повышения квалификации сотрудников и т.д.

Работа служб клиентского сервиса становится гораздо более эффективной за счет внедрения программ и приложений, помогающих отслеживать состояние заказов, их перемещение по складам, точкам продаж, сервисным центрам. Сотрудники тратят значительно меньше времени на поиск информации, и могут уделить больше внимания работе с клиентами. В целом, это повышает уровень сервиса и степень удовлетворенности потребителей.

Возможно один из самых ярких примеров автоматизации – стремительное изменение системы работы служб такси, произошедшее в последние три года. Благодаря появлению цифровых агрегаторов услуга такси стала ощутимо дешевле и качественнее, а количество людей, занятых в управлении процессом, сократилось.

Пока процесс автоматизации, уже запущенный во многих компаниях, можно назвать локальным. Потому что прорывной стратегией можно считать масштабную цифровизацию бизнеса.

Между тем, остается проблема – где найти специалиста по цифровой трансформации бизнеса. Такой специальности нет в университетах, это новое направление. Искать подобных людей (с нестандартным, гибким мышлением) трудно – обычное резюме не позволяет оценить творчество, на сайтах с вакансиями нет «оцифровщиков бизнеса». Самый удобный и короткий путь найти нужного специалиста — оценивать удачные проекты, попавшие в «цифру».

Если вам понравилось, как какой-то бренд общается с покупателями/посетителями в соцсетях, а вирусную рекламу, случайно увиденную, вы вспоминаете и делитесь роликом с коллегами и друзьями, стоит найти команду, которая это сделала.

Не обязательно приглашать их на постоянную работу: можно проконсультироваться, предложить сделать совместный проект. Общайтесь с коллегами, ходите на профильные семинары, тренинги или мастер-классы – таким способом можно найти нужных людей, поговорить с ними, узнать об удачных проектах оцифровки и оптимизации бизнеса.

Источник: https://promdevelop.ru/sovremennye-metody-optimizatsiya-biznes-protsessov-organizatsii/