Обязанности секретаря делопроизводителя на предприятии

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

1. Среднее, высшее образование;
2. Стаж работы;
3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
4. Знание основ делопроизводства;
5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

• Помощник руководителя;
• Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

• нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
• Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
• положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

• обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
• обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
• подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
• организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
• составление запросов и писем по поручению начальства;
• организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
• ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
• прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
• передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
• контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
• выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
• поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
• выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

• получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
• предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
• запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
• требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
• требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
• принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

• нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
• несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
• невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
• оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
• разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

• прием входящих звонков;
• ведение документооборота компании;
• формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
• экспертиза ценности документов и их сортировка;
• хранение ценных бумаг;
• ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

• право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
• право заверять собственной подписью некоторые документы;
• право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
• право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме. В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение. (8 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Что входит в должностные обязанности делопроизводителя и кому подойдёт такая работа? Вакансии секретарей и делопроизводителей обширно представлено на порталах для поиска работы, что означает востребованность данной профессии. Рассказываем, какие функции выполняют секретари-делопроизводители на рабочем месте, чего ожидают от них работодатели, а также почему эта специальность не потеряет актуальности в ближайшие годы.

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации. Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк. Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой. Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей. Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Секретарь-делопроизводитель контролирует документооборот организации

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации. Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний. Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить. Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом. В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

• ведение документооборота компании;
• подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
• деловая переписка;
• ведение протоколов встреч и заседаний;
• подготовку отчётов по своему направлению работы;
• обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
• доведение важной административной информации до сотрудников компании;
• регистрацию приказов руководства;
• приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
• подготовку и отправку входящей корреспонденции;
• выполнение личных поручений руководства;
• встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
• приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Профессия секретаря подойдёт коммуникабельным людям, которые не боятся бумажной работы

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

• внимательность;
• терпимость к монотонной бумажной работе;
• коммуникабельность, вежливость;
• уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
• умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
• презентабельный внешний вид;
• спокойный характер, стрессоустойчивость;
• грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

• знакомиться с нормативными актами организации;
• требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
• иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества. Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации. Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Скачать: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Заключение

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя. Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно. Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

Основные обязанности

• Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
• Принимать и осуществлять телефонные звонки.
• Отправлять и принимать документы в электронном виде.
• Вести делопроизводство.
• Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
• Организовывать совещания.
• Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
• Следить за наличием канцелярии в офисе.
• Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
• В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

• Образование: высшее (экономика, документоведение).
• Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
• Владение офисной техникой.
• Высокий уровень коммуникативных навыков.
• Желательный опыт работы более 12 месяцев.
• Внимательность и аккуратность в ведении дел.
• Усидчивость и стрессоустойчивость.

должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Стандартный перечень включает в себя пункты о требованиях к сотруднику, распределение субординации, описание работы, которые предстоит выполнять, перечень прав работника и указание ответственности.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

• Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
• Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
• Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
• Иметь комфортные условия работы и отдыха.
• Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.Обязанности:
• Ведение деловой документации.
• Организация встреч руководителя.
• Прием телефонных звонков и посетителей.
• Решение конфликтных ситуаций.
• Прием и отправка почты.
• Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

• Контроль базы документации, архива.
• Регистрацию контактов и посетителей.
• Распределение дел на рабочий день.
• Работа с оргтехникой.
• Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе. 

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

• Право: трудовое, административное.
• Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
• Систему иерархии власти в своем регионе.
• Принципы работы в заданной области.
• Структуру работы, ее организацию.
• Основы управления труда.
• Азы менеджмента.
• Нормы выполнения каждого из видов задач.
• Правила пользования техникой.
• Основы коммуникативной психологии.
• Порядок архивации.

Навыки и умения:

• Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
• Планирование дел в соответствии загруженностью.
• Своевременное продление сроков документации.
• Организация выездных встреч и командировок.
• Ведение информационного обеспечения офиса.
• Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
3. Проверка и обработка корреспонденции.
4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
7. Разработка плана на следующий рабочий день.
8. Доклад руководству о проделанной работе.
9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

• Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
• Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
• Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

• За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
• За игнорирование инструкций и приказов.
• За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
• За разглашение конфиденциальной информации.
• За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

1. Высокая скорость набора текста.
2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
4. Подготовка шаблонов документов.
5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

• Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
• Не хамит и не раздражается.
• Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
• Не пользуется духами с резким ароматом.
• Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

В компаниях, где секретарь считается личным помощником руководителя, документы проходят цикл от создания до вступления в силу через него. На рассмотрение шефу поступают только самые важные или спорные дела.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/obyazannosti-sekretarya-deloproizvoditelya.html

➤ Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец

Расскажем, зачем нужна должностная инструкция секретарю, совмещающему обязанности делопроизводителя. Подскажем, что должен содержать документ.

Скачайте полезные документы:

4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Секретарь и делопроизводитель — это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей. На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы. В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель».

В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре.

Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя. 

Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции

Скачать таблицу полностью

Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.

4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя

1. Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
2. Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.

3. Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.

4. И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора. 

Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.

В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты. 

Кто утверждает инструкцию

Чтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить.

Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:

1. В реквизитах документа прописывают «Утверждаю», а также указывают должность сотрудника, имеющего соответствующие полномочия. Руководитель ставит там свою подпись.
2. Издают приказ об утверждении и введении в действие должностной инструкции секретаря-делопроизводителя. 

Приказ об утверждении должностной инструкции

Скачать образец

Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Универсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента. Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия.

Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов. 

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Скачать образец

Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете в начале статьи>>

Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Рассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:

В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

1. Квалификационные требования к должности секретаря-делопроизводителя

Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.

Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:

• ведение документооборота;
• первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
• диспетчеризация телефонных звонков;
• контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
• организация текущего и архивного хранения документов компании.

В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.

1.  Взаимодействие по должности

В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.

1. Порядок и сроки пересмотра должностной инструкции

Обычно, содержание такого рода регламентов пересматривают каждые пять лет. При необходимости, если на предприятии внедрены новые технологии работы с документами, инструкцию можно пересмотреть и скорректировать во внеплановом порядке. 

Как внести изменения в должностные инструкции

Опирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:

• должностная инструкция — приложение к трудовому договору;
• должностная инструкция — самостоятельный документ и один из локальных нормативных актов организации. 

Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение.

Что учесть при составлении должностной инструкции

Чтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный.

По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.

В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться.

ИтогДолжностная инструкция секретаря-делопроизводителя — полезный и нужный документ, к составлению которого нельзя подходить формально. Грамотно составленное описание функционала сотрудника поможет ему защитить свои трудовые права и облегчит выполнение рабочих обязанностей.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210876-doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya-19-m5

Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Многие директора не могут представить повседневную деятельность компании без секретаря-делопроизводителя. Этот работник выполняет многочисленные функции и решает возникающие задачи. Также оно взаимодействует с представителями других отделов предприятия в процессе своей деятельности. Права, обязанности, ответственность – это то, что прописывается в должностной инструкции этого специалиста.

Скачать образец должностной инструкции

Однако начинается любая должностная инструкция с общих положений. В общих положениях указывается следующая информация:

• секретарь-делопроизводитель относится к группе технических исполнителей;
• процедура назначения осуществляется посредством издания приказа от имени гендиректора (то же касается процесса, когда этот специалист освобождается от должности);
• находится в подчинении непосредственно у гендира (иногда у зав канцелярии или начальника обеспечения документацией);
• для назначения необходимо иметь высшее образование и иметь знания не только по специальности, но еще и по программному обеспечению, с которым ведется ежедневная работа.

Также в общих положениях должностной инструкции устанавливается, что в процесс деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется должностной инструкцией, локальными НПА, уставом и приказами руководства.

Основные функции секретаря-делопроизводителя

Каждому предприятию нужен хорошо организованный документооборот. Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:

• обеспечение учета документов;
• регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
• информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.

Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела. Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.

Секретарь-делопроизводитель — должностные обязанности

Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения. Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.

Данный работник заботится о возможности быстро найти документ по требованию начальника или представителей любых других подразделений. Сдача в архив документальных материалов и обеспечение их сохранности тоже ложится на плечи этого специалиста.

Также традиционно секретарям в должностную инструкцию вписывают такие обязанности: регулярное повышение квалификации и прохождение медосмотра в соответствии с графиком.

Права

Каждый секретарь-делопроизводитель имеет право на то, чтобы знакомиться с проектами своего начальства и руководителей других подразделений, с которыми он взаимодействует. Это касается, прежде всего, тех приказов, которые относятся к его деятельности.

Также в должностных инструкциях есть упоминание права на внесение предложение по улучшению работы. Запрос на помощь от руководителей других подразделений в виде информации или документов – это еще одно право, указанное в должностной инструкции.

Секретари-делопроизводители могут предъявлять требования по всяческому содействию для исполнения их же обязанностей (например, по привлечению других сотрудников). Не стоит забывать и о праве на различные социальные гарантии и льготы, если человек может на них претендовать согласно законодательству. В должностную инструкцию включается и право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на защиту его профессионального достоинства.

С кем секретарь-делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности?

В процесс деятельности этот специалист взаимодействует с целым рядом подразделений, которые функционируют на предприятии. Точный перечень зависит от конкретной организации. Например, в учебных учреждениях делопроизводитель взаимодействуют с обслуживающим, административным и педагогическим персоналом. Наиболее тесное сотрудничество он ведет с руководителями подразделений.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (3 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/obshhie-polozheniya-dolzhnostnoj-instrukcii-sekretarya-deloproizvoditelya/

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

• наличие минимум среднего специального образования;
• опыт от года;
• работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
• должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

• принимать посетителей и вести учет времени приема;
• принимать звонки и корреспонденцию;
• принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
• составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
• организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
• выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(103,60

Источник: https://ubpln.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-obyazannosti.html