Тут люди не просто слушают доклады или хлопают в ладоши. На форуме кипят страсти не меньше, чем на футбольном матче — просто страсти эти направлены на бизнес и обмен опытом. Порой кажется, что форум — это своеобразная ярмарка идей, лиц, эмоций и решений. Чтобы узнать, как выглядит форум изнутри, не нужно быть владельцем компании или директором — достаточно один раз побывать на таком мероприятии. А ещё лучше, заранее узнать, что тебя там ждёт и зачем все эти люди собрались под одной крышей.
Завеса: чем форум отличается от других мероприятий
Форум часто путают с конференцией или выставкой, хотя разница есть и довольно заметная. Допустим, у нас в Минске каждый год проходит ICT Forum — крупнейшее событие в сфере цифровых технологий, куда съезжаются со всей Беларуси. Вот в чём отличие: на форуме меньше официальной строгости, больше общения, чаще всего посетители двигаются от площадки к площадке, ловят спикеров в коридорах и обсуждают, что услышали, тут же, на бегу. Там никто не ждёт стандартной лекции, как в университете, а скорее коротких выступлений, «живого» диалога между аудиторией и экспертами, ярких панельных дискуссий.
Конечно, масштабы бывают разные: форумы смотрятся эффектно, если в зале собираются сотни или даже тысячи участников. Но и небольшие отраслевые встречи могут называться форумом, если чувствуешь атмосферу совместного поиска смысла, партнёров и новых идей. Поэтому форум — это полуформальная площадка с минимумом официоза и максимумом энергии, где все говорят и слушают одновременно.
Организация форума: что остается за кадром
Как готовят форум и что обычно не рассказывают участникам? Самый интересный этап — до открытия дверей: пока пользователи готовят бейджи и распечатывают билеты, где-то за кулисами кипит работа команды организаторов. В среднем на подготовку среднего делового форума уходит не меньше трёх-шести месяцев — это если не брать в расчёт сложные международные проекты. Организаторы выбирают площадку, договариваются с ведущими спикерами, решают, какими будут зоны для нетворкинга, фудкорт, пресс-зона и гардероб. Например, на прошлогоднем Minsk Business Forum число заявок на участие превысило 2000, и только 1100 участников получили приглашения — остальным не хватило места.
Важнейший этап — программа. Спикеров всегда подбирают не только по статусу, но и по актуальности: никому не интересны пустые речи. Поэтому составляется точный график — чтобы и не слишком плотно, иначе участники устанут, и не слишком растянуто, чтобы не уснули от скуки. В перерывах обязательно планируют нетворкинг-сессии с кофе-брейками — на деле именно здесь происходят самые ценные знакомства.
- Аренда площадки (фото, звук, свет, зона Wi-Fi и зарядки).
- Рассылка приглашений и регистрация участников через онлайн-сервисы (например, Timepad — широко используется на белорусском рынке).
- Безопасность — в Минске после 2020 года усиленный контроль на всех крупных форумах стал нормой. Проход без паспорта или QR-кода невозможен.
- Техническая поддержка всего мероприятия: от презентационного оборудования до онлайн-трансляций (гибридные форумы с подключениями через Zoom или Teams в Беларуси обычное дело).
- Сувениры: от скромных блокнотов с логотипом мероприятия — до брендированных портативных колонок для VIP-гостей.
Примерно вот так выглядит список задач у организаторов. Да, всё это замечают только тогда, когда что-то ломается или кофемашина стоит не там. Но именно из таких мелочей и рождается ощущение, что всё «на уровне».
Внутри форума: атмосфера, участники и скрытые ритуалы
Одно дело — смотреть прямую трансляцию форума на YouTube, и совсем другое — оказаться внутри этого муравейника. Тут постоянно кто-то кого-то встречает, обнимается, бурно спорит и жестикулирует. Примерно 60% участников — предприниматели и управленцы, 20% — специалисты по продажам, ещё около 15% — журналисты и блогеры. Остальные — студенты и просто люди, которым важны связи и идеи.
| Форум | Число участников | Длительность (дней) | Город |
|---|---|---|---|
| Minsk Business Forum | 1100 | 2 | Минск |
| ICT Forum | 1850 | 3 | Минск |
| HR-Forum | 370 | 1 | Брест |
Люди на форуме делятся на несколько неофициальных типов:
- «Охотники» — идут исключительно ради делового «улова»: хотят найти клиентов, инвестора или идеального сотрудника.
- «Вдохновлённые» — слушают выступления, делают заметки, потом постят цитаты в свои блоги.
- «Тусовщики» — тусуются на фуршете и в кофейной зоне, получают визитки всех, кто попался под руку, и не забывают улыбаться фотографам.
- «Гуру» — сами выступают с докладами, собирают мини-очередь слушателей в коридоре.
Есть и свои негласные ритуалы. Например, нужно обязательно сфотографироваться возле баннера с логотипами спонсоров, а ещё попасть в Instagram Stories какого-нибудь известного бизнес-тренера. Люди шутят, что сейчас нет ни одного делового события без stories и коллективной фотографии «мы на форуме».
Зачем идти на форум: конкретные выгоды и неожиданные открытия
Казалось бы, если всё важное уже публикуют в интернете или пересказывают через пару дней, зачем вообще тратить время на форумы? Но те, кто хоть раз побывал на действительно большом событии, подтвердят: ощущение личного контакта, энергетики обсуждения, возможности быстро получить ответы и завести полезные знакомства невозможно «скачать» в сеть. Самое ценное на форуме — качество общения и плотность информации.
К примеру, всего за одно утро можно услышать о трендах, которые повлияют на рынок в течение следующего года, тут же познакомиться с людьми «изнутри» отрасли и понять, не стоит ли сменить направление бизнеса. Форум даёт сразу несколько практических бонусов:
- Персональная возможность задать вопрос топ-менеджерам или экспертам прямо на месте (доступность спикеров — ещё одна фишка формата).
- Кейсы: разбор реальных историй успеха и неудач — на ошибках тут учатся не только новички, но и профи.
- Практикумы и мастер-классы от людей, которые своими руками меняют рынок.
- Нетворкинг: каждое рукопожатие может оказаться началом совместного проекта или выгодной сделки.
- Возможность выйти из «пузыря» своей рутины и получить эмоциональный заряд.
Ну и, конечно, на форуме появляется шанс получить яркие эмоции и вдохновиться деловыми примерами не из чужих книжек, а у живых людей. Кстати, по статистике, 72% участников минских форумов возвращаются на следующий год — именно ради такого нерутинного опыта.